日本国内において営業活動を続ける限り名刺は増え続けます。名刺が増えること自体は営業担当や企業の人脈が広がることを意味しているので、むしろ良いことです。ただし、増えることで起きる問題もたくさんあります。
- A社担当者の氏名と連絡先が知りたいのに名刺が見当たらない…
- 部下の机の中に整理されていない名刺がたくさん眠っている…
- 早急にメール・電話する必要があるのに名刺が見つからない…
こうした問題は営業の方なら誰しも経験したことがあるのではないでしょうか？もちろん中には、日ごろから名刺管理を徹底しているから、そんな問題は起きないという方もいるでしょう。しかし大半の営業は日々の業務に忙殺されてしまい、名刺管理を徹底できず、名刺の有効活用もできていません。
本稿では、企業に価値を生み出す名刺管理の方法について紹介します。名刺文化が根強い日本において、名刺はとても強力な営業ツールです。名刺を有効的に使いこなすためには、何をすればよいのでしょうか？
名刺管理のよくある課題とは？
外回りが多かったり、イベント・セミナーを積極的に開催したりして新規開拓を行っているような企業では、営業は毎日のようにどこかの企業担当者の名刺を交換しています。何気なく交換した名刺も、その後案件化につながるかどかは別として、個人情報が記載されているのが自社にとって立派な情報資産です。
しかし、毎日いただく名刺を分類・整理して持続的に管理することはとても骨の折れる作業なので、すべての名刺を適切に管理するとなると本業がおろそかになってしまいます。当然そんなことはできないので、多くの営業担当は名刺管理がおろそかになります。
そうした環境でよくある課題が、以下のようなものです。個人的、組織的な課題に分けて紹介します。
＜名刺管理でよくある個人的な課題＞
- 毎日必要な名刺を探すのに時間がかかる…
- 早急に連絡したいのに名刺が見つからない…
- 名刺を管理するためのファイルやバインダーが場所を取る…
- 重複した名刺が何枚もある…
- 年賀状ラベルに印刷したいときに手入力…
- 営業フォローリストとして活用していければ名刺が整理されていない…
＜名刺管理でよくある組織的な課題＞
- 営業マンが個人で名刺を抱え込んでいて情報資産として管理できない…
- 名刺を管理する営業マン以外、顧客企業の担当者情報について知らない…
- アウトバウンドマーケティングのリストとして活用したいができない…
- メールで情報提供したいが名刺情報が集約されていない…
- 名刺情報をもとに人脈構築がしたい…
こうした課題を解決するためには、どのように名刺管理へ取り組めばよいのでしょうか？
名刺管理の方法
企業に価値を生み出す名刺管理を実践するためには、以下のステップを押さえつつ取り組んでいきます。
Step1.紙の名刺管理
名刺管理が徹底できていない企業の多くは、営業マンのデスクの中に名刺が散乱している状態です。まずは名刺をそのまま管理するのではなく、ファイリングして管理するのが最初のステップになります。アナログな管理方法ですが、デスクの中に散乱しているよりは十分活用できます。
おすすめは名刺専用のクリアファイルに保管し、ファイルごとにインデックスを付けてボックスに保管する方法です。インデックスを五十音順やアルファベット順位すれば検索性がアップしますし、営業部署内で共有も可能になります。回転式名刺ホルダーなど、便利そうな名刺管理グッズは多数販売されていますが、クリアファイルに保管するのが確実かつ最も便利です。
紙のままで名刺管理する方法のデメリットは他者との共有がしにくいことでしょう。紛失のリスクもありますし、名寄せ等も難しいためどの名刺が最新なのかを判別するのに苦労します。
Step2.名刺管理アプリの活用
次のステップは、スマートフォンやタブレットで使用できる名刺管理アプリをインストールしてみる方法です。無料で提供されているアプリも多いので、まずはそれを活用してみます。
名刺をスマートフォン・タブレットで撮影すると社名、部署名、氏名、住所、電話番号等をテキスト化して自動的に保存してくれます。ただし精度が低いので、情報を修正することも多いでしょう。有料版等を購入するとオペレーターが名刺情報を入力するため、情報登録作業が楽になります。
スマートフォンやタブレットで名刺管理をすると、名刺を撮影するだけで端末内に電話帳のようなファイルを持つことができるので、情報の検索性が格段に上がります。無料版は利用期限があったり組織的な共有が難しいかったりというデメリットもあるので注意しましょう。
Step3.ExcelとAccessの連携
次のステップとして、Excelでの名刺管理を実践してみましょう。この時合わせて使いたいのがAccessです。AccessはMicrosoftが提供するデータベース作成アプリで、顧客情報を管理するためのデータベースを比較的簡単に作成できます。
ExcelとAccessを連携すると、Excelに入力した名刺情報を自動的にAccessに同期してデータベース化します。名刺情報に加えて営業マン独自の情報入力も行うことで、名刺情報と合わせて細かい顧客情報を管理できるためおすすめです。
連携にはExcel VBAを使用する必要がありますが、少し学習すれば簡単に扱えるマクロ言語なのでぜひチャンレジしてみてください。
Step4.有料名刺管理ソフトの導入
ExcelとAccessの連携でも名刺管理が困難になったら、名刺管理の有料ソフト導入を検討してみましょう。名刺管理を主体としたソフトウェア製品は多数提供されており、最近ではクラウドサービスも充実しています。
スマートフォンアプリやExcelとAccessよりもコストはかかりますが、名刺管理に特化した多種多様な機能によって名刺情報を組織的に管理できるようになります。名刺情報の登録もスキャンなどによって簡単に行えるのでおすすめです。
スマートフォンに対応しているソフトウェア製品ならば様々なシーンで名刺情報が活用できます。
Step5.SFAでの名刺管理
最終的にはSFA（Sales Force Automation）での名刺管理を検討してみましょう。SFAは営業活動を効率良く行い、顧客情報を組織的に管理することで分析を通じて次のアクションを明確にしたり、売上アップに貢献するためのシステムです。もちろん名刺管理も実施できます。
「CRMとSFAの違いを解説！」の記事で詳しく調べてみましょう！
SFAで名刺を管理することで組織的に顧客情報を共有して、組織一丸となって営業活動に取り組むことで効率良く顧客にアプローチし、売上アップに貢献するような名刺管理が行えます。
また、SFAでは顧客へのコンタクト時期を分析して次のアクションを提示したりもできるため、営業マンにとっての強力なアシスタントになります。
いかがでしょうか？現状の名刺管理から脱却するためにはさまざまな方法がありますし、段階的に名刺管理をステップアップすることで自社にとって最適な名刺管理方法に着地することができます。この機会に、上記でご紹介した名刺管理についてぜひご検討ください。
