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OCRとは?そのメリットと活用例

OCR(Optical Character Recognition)と呼ばれるサービスや機能を耳にしたことがある方も多いでしょう。ビジネスのさまざまなシーンで活用されており、最近ではLINEなどの無料ツールでも搭載されています。本記事では知っているようで意外と知らない、OCRの概要とメリット、活用例をご紹介します。

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OCRとは何か?

OCR(Optical Character Recognition)は日本語で「光学文字認識」といいます。ビジネスでは大量の資料を取り扱うことがあり、すべてを紙として管理すると非常に面倒です。OCRはいわばそうした資料をデジタルデータとして管理するための技術であり、画像データのテキスト部分を認識して文字データに変換してくれます。

たとえば、100枚ある資料の1つのデジタルデータにまとめたい…、そんなときもOCRあれば1枚1枚を画像データとしてスキャンし、テキストを認識することで文字データに変換されるので、100枚もある資料をたった1つの小さなデジタルデータとして保管することができます。これならば持ち運びも便利ですし、管理も楽です。

これがOCRの基本です。この技術を活用して、現在ではあらゆるビジネスシーンにOCRが採り入れられています。

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OCRのメリット

OCRの概要を知っただけでたくさんのメリットが想像できている方も多いでしょう。では実際に、OCRを活用することでのメリットをご紹介します。

メリット1. 文字入力の手間を省ける

紙で作成された資料を社内外の関係者と共有するために、デジタルデータに変換することは多々あります。その際に、資料を実際に見ながらWordやExcelというに転記するなどの作業を行うケースが多いですが、大きな手間がかかります。また会社の中には、資料転記のためだけに雇われた人材もいます。そうした場合にOCRがあると、文字入力の手間を大幅に省けますし、余計な人材を雇う必要もなく人件費削減にもなります。

メリット2. ペーパーレス化を推進できる

紙資料を管理し続けるのには限界があります。資料を管理するためのキャビネットはスペースが限られていますし、紙は劣化するので定期的に新しくしなければいけません。その際に有効的なのがペーパーレス化の取り組むなのですが、大量の紙資料をデジタルデータとして保管するのは容易ではありません。そこでOCRを活用すれば、大量の紙資料をごく短時間でデジタルデータに変換できるため、ペーパーレス化を推進できます。

メリット3. 情報管理が楽になる

「顧客名簿を入れたカバンを置き忘れて、紛失した…」といったニュースを見ることが少なくありません。情報漏えいは企業にとって致命的なミスであり、社会的信用を失うだけでなく直接的な経済損失を被ることになります。一方、顧客名簿など重要な資料をデジタルデータとして保管していれば、情報管理はずっと楽になります。

メリット4. 書類の編集もできる

OCRでデジタルデータ化した資料は、Word・Excel形式等で変換すれば編集もできます。しかも最近では、OCRでPDF化したデータをPower Pointデータに変換して、プレゼンテーション資料を編集することも可能です。

これだけのメリットがあれば、ビジネスシーンにOCRを採り入れる意義は十分にありますね。では、具体的にどういったシーンで活用されているのでしょうか?

OCRの活用例

活用例1. 経理・会計業務の効率化

経理では請求書の内容を1つの帳簿にまとめる業務が多々発生します。請求書は月末月初に届くことが多いですし、経理業務が忙しい中で帳簿入力に時間を割かなければいけないのは非常にストレスです。また、ミスが許されない作業の割には単調なので、ヒューマンエラーが無くなりません。データのチェックにも時間がかかりますし、効率化の余地が大いにあります。OCRを導入することで、請求書の帳簿入力作業は大幅に効率化されるでしょう。時間とコストを削減するだけでなく、転記ミスの防止にもつながります。

活用例2. 紙・手書き資料のデジタルデータ化で検索性向上

システム上で作成した資料はそのままデジタルデータとして管理できますが、紙として出力した資料や手書き資料の管理は大変なものです。特に解決したい問題は「情報検索」でしょう。どこのキャビネットや倉庫に保管されているのか?どのファイルに差し込まれているのか?目的の資料ひとつ探すだけで10分以上の時間を費やすなんてことも珍しくありません。また、紙資料をスキャナーで読み取ってデジタルデータ化しても、画像形式で保存されるので全文検索に対応できず、検索性が大幅にアップできません。一方、OCRがあれば画像データから文字データに変換されるので、キーワードでの全文検索が可能です。資料の中に書かれている内容で検索がかけられるので、ビジネス資料の検索性がアップして資料探しにかかる時間を大幅に短縮できます。

活用例3. 労働力不足の改善と働き方改革

データ入力作業は時間と労力のかかる作業です。前述のように、企業の中には資料の転記だけで人材を雇っているケースもあります。しかし、少子高齢化のあおりによって労働力は年々不足傾向にあり、労働環境の改善が急になっています。また、働き方改革が注目を集めている中、企業は積極的に労働環境改善やワークスタイルの変革に取り組まなければいけません。OCRがあれば、その両方を同時に実現できます。OCRによってペーパーレス化を推進すれば、労働力不足を改善する一手になりますし、あらゆる資料をデジタルデータ化して共有ファイルで保管すればテレワークなどにも活用できます。

活用例4. OCR&RPAの連携による生産性改善

RPA(Robotic Process Automation)とは、従来人が行ってきたパソコン作業をロボットソフトウェアに代行させる製品です。データの抽出からファイル作成、システムへの転記や特定の関係者への共有、クラウドストレージからのファイルダウンロードなどパソコン上の作業ならばあらゆる作業を自動化できます。OCRとRPAを連携させることで、OCRで読み取った資料を文字データに変換し、RPAによってデータの抽出・入力・加工・集計・出力・共有といった一連の作業を自動化し、さらに大きな生産性を生み出すことが可能です。

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OCRもAIの時代に!

OCRは現在、ビジネスシーンとプライベートシーンのあらゆる場所で活用されている技術です。OCRがあればこれまで効率化が難しかった業務も、管理が複雑化している環境も一気に改善できます。また、OCRを導入するための製品・サービスも多様化しており、企業ごとの活用シーンに応じて最適な導入が可能です。最近ではOCRにAIを搭載する製品も登場しており高度な技術での対応が可能になっています。

まだOCRをビジネスに採り入れていない場合は、この機会に検討してみてはいかがでしょうか?OCR単独で活用するのはもちろん、RPAやその他のソフトウェア製品と連携することで、さらに破壊的なビジネス効果を生み出すことができるでしょう。

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