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Microsoft 365 Copilotの使い方を解説 | 便利な機能を活用しよう

Microsoft 365 Copilotの使い方を解説 | 便利な機能を活用しよう

ExcelやWordで業務効率化ができる「Microsoft 365 Copilot(コパイロット)」をご存じでしょうか。テキストの作成、メールの返信、プレゼンテーション資料の作成など、さまざまなタスクでAI(人工知能)による機械学習を用いることで、Microsoft 365の可能性を広げてくれる新サービスです。

この記事ではMicrosoft 365 Copilotの概要や、Copilotを使うことで何ができるようになるかを中心に解説していきます。Microsoft製品を使うすべての人の仕事が変化する重要なサービスなので、ぜひご覧ください。

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Microsoft 365 Copilotとは

2023年3月16日に発表されたMicrosoft 365 Copilotは、日常の業務で使うデータを作成したり処理したりすることが得意なAIツールです。日本では2023年11月1日から、一般企業向けにMicrosoft 365 Copilotが公開されました。

CopilotはExcelやWord、PowerPointなどさまざまなOffice業務ツールと連携しており、AIによる業務支援を受けることができます。日々の業務を行う中で利用者が多くなることは間違いありません。2023年11月1日時点では、Copilot in Excelは英語のみで提供しています。

本記事では、その概要や利用料金について分かりやすく解説していきます。

概要を解説

Microsoft 365 Copilotは、企業向けのサービスです。2022年11月にリリースされ注目を浴びたChatGPTは、Web上のあらゆるデータを用いたAIチャットボットですが、このChatGPTを社内データ向けに開発されたものとイメージすると分かりやすいでしょう。

Copilotとは副操縦士という意味で、その名の通り、日々の業務のサポートをする専用の副操縦士の役目を果たしてくれるサービスです。

分かりやすくいえば、「iPhoneではSiri、AndroidではGoogle Assistant、WindowsではCopilot」というイメージです。例えば「BGMを流して」とMicrosoft 365 Copilotに打ち込むと、曲の候補を出したり、選択した曲を流したりします。

機能はそれだけではなく、Microsoftのツール上にすでに企業のデータがあれば、それを使ってさまざまな業務のサポートをしてくれます。

Microsoft 365 Copilotは、下記の3つが連携して動いています。

  • LLMという大規模言語モデル
  • Microsoft Graph(Excelデータやメール、スケジュールのデータを取るためのもの)
  • Microsoft 365アプリ

利用料金は?

2023年7月18日にMicrosoftが発表した内容では、Microsoft 365 E3、Microsoft 365 E5、Microsoft 365 Business Standard、Microsoft 365 Business Premiumを利用している一般企業に対して、1ユーザあたり月額30ドル(2023年12月22日時点で4,271円)の価格でMicrosoft 365 Copilotの利用が可能です。

ですが、2023年12月時点では日本Microsoftから正式な発表はなく、料金は一般公開されていません。現時点では、大型契約の企業を中心に先行提供をされているという状況です。

GitHub Copilotとの違いとは?

Microsoft 365 CopilotとGitHub Copilotは、どちらもコードの自動生成を支援できるAIツールです。しかし、両者にはいくつかの違いがあります。

Microsoft 365 Copilotは、Microsoft 365のユーザーを対象に設計されており、ExcelやWord、PowerPointなどのアプリケーションで使用できます。一方のGitHub Copilotは、GitHubのユーザーを対象に設計しており、Python、Java、JavaScriptなどを用いたプログラミングの際に使用します。

またMicrosoft 365 Copilotは、GitHub Copilotよりも多くのデータをもとに機械学習がされています。そのため、Microsoft 365のユーザーで、より自然で洗練されたコードを生成したい場合に適しています。一方でGitHub Copilotは、GitHubのユーザーで、幅広いプログラミング言語に対応したコードを生成したい場合に適しています。

Microsoft 365 Copilotの特徴とは?

Microsoft 365 Copilotは生産性の向上や業務効率化のためのサービスですが、具体的な特徴や、利用することでどのようなメリットがあるのか、大きく4つの項目に分けて解説します。

Microsoft製品への統合で各ツールの使い勝手が向上

Microsoft 365 Copilotは日常の業務で使用するTeams、Word、Excel、PowerPoint、Outlookなど多くのMicrosoft 365のアプリケーションと連携し、提供されます。

後ほど、できることについて詳しく解説しますが、PowerPoint資料の要約や翻訳、Word文章の推敲(すいこう)、0→1のアイデア出しを行うなど、各ツールの使い勝手の向上に役立ちます。
Microsoftが公式に発表した紹介動画を見ても、業務効率化が図れることが分かるでしょう。

また、自身でWindowsパソコンにインストールしたアプリケーションとの連携も行えるため、例えば「集中できるような音楽を流して」などと指示を出すと、インストールした音楽アプリ「Spotify」から曲が再生されます。このように、アプリ間の連携や複数のMicrosoft製品で横断的に作業することも可能です。

GPT-4ベースのLLM

Microsoft 365 Copilotには、「GPT-4ベースのLLM」と呼ばれる大規模言語モデルが搭載されています。

GPT-3.5からGPT-4への変更点の1つに、画像入力が可能になったことがあります。GPT-4をベースに開発されているため、画像処理や画像生成ができるようになったのです。

画像生成に関しては、後ほど「画像生成ツール DALL-E」の紹介で詳しく解説します。

正確な回答をリアルタイムで提供

Microsoft 365 Copilotは、リアルタイムで正確な回答を行うことも特徴です。ChatGPTを利用したことがある方は、その回答の速さに気付いたと思いますが、Microsoft 365 CopilotはGPT-4をもとに開発されているということで、回答を素早く提供してくれます。

Microsoft 365 Copilotは、正確な回答をリアルタイムで提供するために機械学習を行います。ユーザーが使用するほど入力を学習し、正確な回答をしてくれるようになるでしょう。

他のMicrosoft製品と同等の強固なセキュリティ

Microsoft 365 Copilotは、これまでにMicrosoftが培ってきたデータ保護の知見を活かした企業向けに提供されるサービスで、既存のMicrosoft 365に基づく安全性を考慮して開発されています。

このようなサービスを企業で利用する際、社内データが漏えいするのではないかという不安があるかもしれません。

Microsoft 365 Copilotで使用するデータは、Microsoftのサーバー上で「ここまではお客様の機密データや個人データ」「この情報はWeb上にもある学習に利用しても問題ないデータ」などとデータを分離しています。AIを向上させるために、企業や個人の情報は使わないと明言されているので、安心して利用できます。

Microsoftの公式ドキュメントにも、以下のような記載があります。

AIを活用したLLMは、大規模ではあるが限定されたデータコーパスでトレーニングされます。ただし、Microsoft 365 Graphやマイクロソフトのサービスを通じてアクセスしたプロンプトや回答、データは、Dynamics 365のCopilot機能のトレーニングや、他のお客様が利用するPower Platformには使用しません。
Microsoft側も、データ保護の重要性に重きを置き、セキュリティ対策を行っています。

出典:Copilot のデータセキュリティとプライバシー

Microsoft 365 Copilotでできること

ここまでの概要や特徴で、大まかなイメージをつかむことはできたのではないでしょうか。ここからは、具体的にできることについて解説していきます。

ミスの多い単調作業の負担を軽減する

Microsoft 365 Copilotを利用することで、社内データをExcelの表にまとめたりグラフ化したりするなど、ミスが頻発する単純作業の負担軽減につながります。

Microsoft 365 Copilotは、メールの作成や会議のスケジューリング、文書の作成など、さまざまな業務をサポートするサービスです。単調な作業を軽減し、より創造的な作業に集中できるように支援し、ユーザーのミスを防いで生産性を向上させます。

また、コードの生成を支援する機能も提供しています。

Microsoftはすでに、コード生成を支援するツールのGitHub Copilotをソフトウエア開発者に提供しおり、このツールを企業内で業務に利用できるのがMicrosoft 365 Copilotの機能の1つです。これにより、ユーザーがコードを書く際に起こりやすいスペルミスや、文法上の間違いを防ぐことができます。

リソース転換により生産性を向上する

Microsoft 365 Copilotは、リソース転換によって生産性を向上させます。

例えば、これまで1日かかっていたPowerPointでの資料作成も、Microsoft 365 Copilotが代わりにしてくれることで、1日を他の業務に充てることが可能です。

PDF資料やPowerPoint資料をMicrosoft 365 Copilotにアップロードして、「まとめてほしい」「翻訳してほしい」などと打ち込めば、要約・翻訳してくれる機能も備わっています。その他、メールの文章作成や発表内容、会議の進め方についても考えてくれます。

このように、これまで人が手や頭を動かすことで行っていた業務を代わりに行ってくれることで、生産性が向上するでしょう。

Microsoft 365の活用拡大

Microsoft製品を利用している方は、その製品を使いこなしている自信がありますか? Microsoft 365には数千ものコマンドがあり、ほとんどの人がほんの一握りの機能しか利用できていないといわれています。

当然ながら、知らない機能や見たこともない機能は使えません。しかしMicrosoft 365 Copilotは、業務効率化や業務の質を上げるための提案をしてくれます。これまで知らなかった機能を利用した提案もあるため、より多くの機能を使えるようになるでしょう。

また、ChatGPTのプラグインで使える機能は、今回紹介しているMicrosoft 365 Copilotでも対応しています。ChatGPTの20ドルの有料版を契約している人のみしかChatGPTのプラグイン機能に触れることができませんが、利用することで、より具体的なイメージが持てるようになります。

Microsoft 365 Copilotが拡張する代表ツール

Microsoft 365 Copilotは、多くのサービスと連携することでその実力を発揮します。ExcelやWordなど、ビジネスを行う上で必須のツールの使われ方が変わり、大きな注目を集めています。

ここからは、他のツールと組み合わせて何ができるのか1つずつ分かりやすく解説していきます。

Copilot in Wordの文章作成

「クライアントへの提案資料の原稿作成」を例に挙げて解説します。

従来の作成方法であれば、ゼロから文章の入力が必要です。しかしMicrosoft 365 Copilotでは、画面を開き、これまでの打ち合わせで作成した議事録の資料や、企業情報を載せた資料を読み込ませるだけで自動で原稿を作成してくれます。

普段よく使っているフォーマットに寄せた資料を作りたい場合は、その資料もMicrosoft 365 Copilotに読み込ませれば、想定のフォーマットに近い表現で資料作成が可能です。

Copilot in Excelのデータ可視化

Copilotは、多くの人が業務で利用するExcelについても変化をもたらします。

例えば、営業成績のExcelデータを眺めて「この製品の業績が伸びている」といった、情報を人間の目で見て頭で考えなくてはいけない場合も、「この表から3つの大きなトレンドを教えて」のように指示を出せば、Excelデータを参照したMicrosoft 365 Copilotが表の中から特徴を文章で書き出してくれます。

さらに、ただ文章にするだけではなく、表の中に売上が多い日に色を付けるなど、見やすいように提案までしてくれるのです。

また、上半期の売上データを基に自分で表を作成した場合、「同じように下半期の表も作成して」と指示を出すと、ものの数秒で表を作成します。さらに「来年度の予想も表に書いて」と入力すれば、予測した結果を表にまとめてくれます。

提案を受け入れるか受け入れないかは、使用者の判断に委ねられますが、受け入れる場合はボタン一つで提案通りに変更できるため、非常に便利です。

Copilot in PowerPointの自動資料化

Microsoft 365 Copilotは、プレゼンテーションの作成を支援する機能も提供します。製品の仕様書をWordで作成し、「そのデータを抽出してPowerPoint資料風にしてほしい」と指示をすると、自動でWordからPowerPointに編集可能です。

文章をPowerPoint資料化したときに、プレゼンテーション資料にしては文字が多い場合があったとします。そこで「視覚的に見やすくして」「デザイン性を足して」と文章を打ち込むと、指示通りの資料に変更を加えてくれます。アニメーションを付けて、といった指示にも対応できます。

Microsoft 365 Copilotによって、PowerPoint資料で画像生成も可能です。これまで、資料を作る際にフリー素材やフリー画像を探していた方もいるかもしれません。しかし「このイメージの画像を作成してほしい」と入力すればすぐに画像を生成してくれるため、画像を探す手間を削減できます。

Copilot in Outlookでメール作成や管理を代行

Outlookでメールの下書きを書いたり、書いたメールをコーチングしたりしてくれることも、Microsoft 365 Copilotでできることの1つです。

メールを自分で書いてMicrosoft 365 Copilotに読み込ませると、「こちらの言い回しの方がいいのではないか」などといったアドバイスをくれるので、推敲の時間短縮につながるでしょう。

明るめに、カジュアルに、フォーマルに、などといった文章のトーンも、指示次第では指定できることも特徴です。

また、「次の会議の日程をメールで送信してください」「資料を添付してください」と指示すれば、Microsoft 365 Copilotが会議の日程を自動的に入力・添付し、メールを作成してくれます。

Copilot in Teamsではミーティングのまとめも

日々の業務を行う中で、Teamsでの会議が長引いて次の会議に遅れてしまい、それまでの話が分からないといったこともあるでしょう。その場合も「ここまでの話を要約して」と指示をすると、誰が何を話したかポイントをまとめてくれます。

また、会議の進め方(アウトライン)も考えてくれるため、苦手だったり、会議の進行が分からなかったりする方にも有効です。

「本日の会議内容のアジェンダ」をまとめておくと、さらにMicrosoft 365 Copilotを有効活用できます。「議論していないトピックは残っていますか?」という疑問を投げかけることで、解決していない内容のリストを表示する機能も利用可能です。

Teamsでの会議だけではなく、グループチャットや個人チャットでも、内容の要約を依頼すれば箇条書きで内容をまとめてくれます。

2023年5月に発表されたMicrosoft 365 Copilotの新機能

2023年3月にMicrosoft 365 Copilotのリリースが発表され、これまでの業務を大きく変えるツールとして注目されました。その後、アメリカ時間の5月9日に、Microsoft 365 Copilotについての新機能の情報が公開されたので、その内容を解説します。

Copilot in WhiteboardでTeamsをよりクリエイティブに

Microsoft Whiteboard(ホワイトボード)は、複数のチームメンバーでブレインストーミングを行う際に便利なツールです。Teamsでホワイトボードを共有すると、会議参加者が自由に付箋を貼ったり文字を書いたりしながら、意見交換やアイデア出しを行いやすくなります。

このホワイトボードとMicrosoft 365 Copilotを連携し、アイデア出しをする際に「こんなアイデアを出してください」と指示を出すと、Microsoft 365 Copilotが付箋を張り付けて提案してくれます。

Microsoft 365 Copilotに最初のアイデアを出してもらい、それについて議論を進めていくという使い方もできます。こうすることでゼロからアイデアを生み出す作業が減り、すぐに具体的な話を進めていけるなど、会議の効率化も図れます。

画像生成ツール「DALL-E」をPowerPointに組み込む

Microsoft 365 Copilotは、OpenAIの画像生成ツール「DALL-E」をPowerPointに組み込む新機能を発表しました。この新機能により、ユーザーはPowerPointのプレゼンテーションに、テキストの説明からリアルな画像を簡単に追加できます。

DALL-Eは、テキストの説明から画像を生成するAIツールです。テキストの説明から、「猫を抱いている女の子」や「雪に覆われた山」などといった画像を生成できます。

例えば、「新しい言語を学びたい」とMicrosoft 365 Copilotに伝えると、Copilotはユーザーのスキルレベルや興味に合わせて、学習できる言語やリソースを提案します。ユーザーがリソースを選択すると、Microsoft 365 Copilotはユーザーの学習進捗状況を追跡し、スケジュール管理まで行ってくれます。

Microsoft 365 Copilotの新機能は、PowerPointのプレゼンテーションをより魅力的で効果的にします。ユーザーは、テキストの説明からリアルな画像を追加することで、プレゼンテーションをさらに分かりやすく、説得力のあるものにしてくれるでしょう。

Copilot in OneNoteでアイデア創出やリストアップ

Copilot in OneNoteは、アイデア創出やリストアップにも役立ちます。

例えば新しい製品を開発しようとしている場合、Copilot in OneNoteは関連する製品情報やコードを自動的に提案します。アイデア出しの時間を短縮し、より重要な話題の議論に多くの時間を使えるようになるでしょう。

また、 新しいプロジェクトの計画を立てようとしている場合でも同様に、プロジェクトの進行に必要なリスト項目の候補をCopilot in OneNoteが自動的に提案してくれます。これにより、リスト作成の時間を短縮し、より効率的にプロジェクト計画を立てることができます。

また従来のOneNoteに比べて、Noteの共有が容易です。

Copilot in Loopでタスクやプロジェクトを管理

Microsoft Loopとは、NotionやOneNoteに近いアプリケーションで、議事録を作成したりタスク管理をしたりする用途に使用されます。Loopには、「情報を使い回す」「再利用する」といった意味が込められています。

下記の3つがLoopを構成する項目です。

  • ワークスペース
  • ページ
  • コンポーネント

Microsoft Loopは、プロジェクトやチームごとにワークスペースを作成し、そのワークスペースを共有することでチームメンバー間で使用できます。ワークスペースの中に、いくつかページを作り、そこに文章や画像、グラフを書き込んでいきます。

LoopとCopilotを連携すると、各ページごとの要約を書いてくれます。また、Loopのタスクコンポーネントでタスクを箇条書きで作成すれば、そのタスクコンポーネントをPowerPointに張り付けたり、Outlookでメールを送ったりすることが可能です。

Copilot in Viva Learningで社員の研修を支援

Copilot in Viva Learningは自然言語のチャットインターフェースで、ユーザーが自分のスキルレベルや目標に合わせて、パーソナライズされた学習プログラムを作成できるように支援するツールです。

例えば、「新しい言語を学びたい」とMicrosoft 365 Copilotに伝えると、Copilotはユーザーのスキルレベルや興味に合わせて、学習できる言語やリソースを提案してくれます。ユーザーがリソースを選択すると、Microsoft 365 Copilotはユーザーの学習進捗状況を追跡し、スケジュール管理まで行います。

Copilotは、ユーザーが効率的に学習し、スキルを向上させることができるように設計されています。進捗状況まで管理できるため、上司が新入社員の学習をチェックすることも容易になるでしょう。

Microsoft 365 Copilot利用時の注意点

ここまで、Microsoft 365 Copilotが業務に革新的な変化をもたらすという趣旨の内容を解説してきました。しかし、Microsoft 365 Copilotを利用するには注意点もあるので、しっかりと押さえておきましょう。

情報は必ずしも正確ではない

注意点の1つ目は、Microsoft 365 Copilotの情報を妄信しないことです。

Microsoft 365 Copilotは、不適切な内容や誤った情報を回答することもあります。そのため、何が正しい情報で何が誤った情報なのか、見極める判断や知識が必要です。

Copilotは、あくまでも「副操縦士」です。最終的な判断や責任は、自分自身で持ちましょう。

利用するにはMicrosoft 365の導入が必須

Copilotは、Microsoft 365バージョンのOfficeからのみ利用ができると発表されています。Microsoft 365 Copilotを利用したいが、Microsoft Office 2021や2019などの古いバージョンを利用中の方は、Microsoft 365への切り替えを検討してください。

リリースの前に、MicrosoftのSharePointにデータをアップしたり、Teamsの利用に慣れておいたりするといった準備をしておきましょう。

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スノーピークビジネスソリューションズは、これらのような悩みを解決します。Microsoft 365について詳しい話が聞きたい方は、スノーピークビジネスソリューションズに相談してみてください。

まとめ

今回はMicrosoft 365 Enterpriseライセンスを利用している日本の一般企業向けに2023年11月1日にリリースされた、今大注目のMicrosoft 365 Copilotについて解説しました。

  • メールの文面を自動的に作成する
  • プレゼンテーションのスライドを自動的に作成する
  • ファイルの検索を支援する
  • タスクを管理する
  • ドキュメントの共同編集を支援する
  • チャットボットとして質問に答える

など、多くの革新的な機能を備えたツールで、業務効率や生産性向上に役立つものであることは間違いありません。

Microsoft 365 Copilotの登場によって、日々利用しているOfficeアプリにも本格的なAIの導入が期待されています。今後Microsoft 365 Copilotがどうなっていくのか、その動向にも注目です。

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