あらゆるデータがあふれるようになった現代では、データ活用の成否がビジネスの成功を分けるといっても過言ではなくなりました。しかし、社内のデータを十分に利活用できない「データのサイロ化」に悩まされている企業は多いものです。そこで今回は、データのサイロ化が起こる原因や問題点、具体的な解消方法などについてご紹介します。
データのサイロ化とは？
「データのサイロ化」とは、社内や組織内の各部門などでデータが孤立してしまい、相互に連携できていない状態のことです。例えば、ある組織の営業部門とマーケティング部門がそれぞれ個別に顧客リストを管理しているために、双方に重複したデータがあっても把握できず、効率的なデータ分析が難しくなるなどの例が挙げられます。
データを統合的に管理できれば、マーケティングの方針や営業活動のスタイルを定めやすくなり、受注を獲得するためにより効果的な施策を打ち出すことも可能です。しかし、データのサイロ化が進んでいる組織においては、データが孤立しているために各々が独自の施策を打ち出すしかなくなってしまい、非効率な業務になってしまっていることがよくあります。
サイロ化の主な2パターン
データのサイロ化には、主に「社内組織のサイロ化」と「ITシステムのサイロ化」の2パターンがあります。ここでは、それぞれのパターンについて解説します。
社内組織のサイロ化
社内組織のサイロ化とは、企業の縦割り構造が原因で、部門間の連携が思うようにとれていない状態を指しています。前述の例を挙げると、営業部門は営業部門、マーケティング部門はマーケティング部門が独立して動いているために、横のつながりが薄く、双方が協力することによって成長性や生産性を高められるチャンスを逃している状態です。
社内組織がサイロ化すると、組織全体の方向性にもばらつきが出やすくなるというデメリットもあります。お互いがどのような業務を行っているのか十分に理解していないため、営業部門が新規営業の一環として電話した見込み客に、マーケティング部門やインサイドセールス部門が再度連絡してしまうなどの不都合も発生しやすくなります。
ITシステムのサイロ化
ITシステムのサイロ化とは、システムのデータ形式が統合されておらず、相互に連携がとれていない状態のことを指しています。例えば、部門Aでは顧客情報をExcelで管理しており、部門Bでは顧客管理システムを導入している場合、両者のデータ形式は統合されていないため、顧客データを一括で管理・分析することができません。
データの連携がとれていないと誤ったデータ分析の結果に基づいて効果の薄いマーケティング施策を実施してしまったり、フォローする予定の見込み客を見落としたりといったデメリットが起こり得ます。
データのサイロ化が発生する理由
データのサイロ化が発生する理由は、社内のデータを一箇所に集めて統合的に管理されておらず、お互いの部門やシステムがどのようなデータを持っているのかわからないまま運用を続けていることにあります。
社内の組織間で情報共有が十分に為されてないために、各部門が所有しているデータをどのように統合できるかさえも把握できていないケースはよく見受けられます。まずは自社にどのようなデータが存在しているのかを洗い出したうえで、統合できるデータを精査することが重要です。
データのサイロ化がもたらす問題点
データのサイロ化が起こると、組織にとってさまざまな問題が生じます。ここでは、データのサイロ化によって生じる4つの問題点について解説します。
社内データの統合ができなくなる
前述のとおり、データのサイロ化は各部門が異なるデータ形式でデータを扱っているために起こるケースが多いといえます。各部門が異なるデータ形式を扱っていると、社内で同じ系統のデータがあったとしても統合できず、効果的な利活用が難しくなるというデメリットがあります。
データ活用が不十分になり業務効率が悪化する
データ活用が不十分な状態で業務を続けると、本来なら不要なはずの無駄な業務が数多く発生し、業務効率が悪化します。業務効率が悪化すると品質の高いサービスを届けられなくなり顧客満足度が低下したり、従業員の労働時間が長くなって労働環境が悪化したりと、さまざまな悪影響を及ぼす可能性があります。
ビッグデータの解析ができない
データを一元管理できていないと、ビッグデータを利用した解析もままなりません。膨大なデータを利用したビッグデータ解析は、サービス品質向上や利益拡大の足がかりにもなり得る重要な業務であり、ビッグデータ解析がままならない状況は、自社の不利益につながります。
共同作業に支障をきたす
データがサイロ化していると、社内で共同作業を行おうと思っても上書きや保存がままならず、スムーズな業務進行が難しくなりやすいというデメリットがあります。データ形式が異なっているために都度正しい形式に変換する手間が発生したり、工程が増えるためにヒューマンエラーが増加しやすくなったりという問題も発生します。
データのサイロ化を解消する方法
あらゆる問題をもたらす可能性があるデータのサイロ化ですが、解消するためにはどのような方法があるのでしょうか。ここでは、主な4つの方法をご紹介します。
データの管理方法を見直す
まずは社内のデータ管理のルールを見直して、各組織が個別にデータを運用しなくて済むような管理体制を整えましょう。そのためには、自社にどのようなデータが存在しているのかを洗い出し、部門間で共通しているデータの種類などをカテゴリー別に分類しておくことも大切です。
データの保存場所や保存形式、運用担当者などを細かくルール化することで、データのサイロ化を防止しやすくなります。
データの一元化を可能にするシステムを導入する
データをばらばらの状態で保存すると、サイロ化が起こりやすくなります。自社に存在するデータや共通しているカテゴリーが明らかになったら、データの一元化を可能にするシステムを導入することをおすすめします。
例えば、顧客管理ならCRM（顧客管理システム）、営業管理ならSFA、メールの管理ならメール配信システム、といったイメージです。適切なシステムを導入することで、手軽にデータの一元化を可能にするとともに、効率的な利活用を実現できます。
データを統合する
部門間にまたがって複数の同じ形式のデータが見つかったときは、データを統合してひとつにまとめる作業を行いましょう。例えば、顧客リストが複数のExcelシートで管理されているならひとつのExcelシートに集約したり、顧客管理システムを導入して一括投入したりする方法が考えられます。
データのアクセス権を設定する
データの統合と一元化を実現できたら、管理しているデータには適切なアクセス権を設定しておきましょう。データのアクセス権を設定しておくことによって、社内の統制が強化され、想定外のデータ変更を防止したり、むやみに新しいデータを作成して再び異なるデータ形式のファイルが増加したりする事態を防止しやすくなります。
データのサイロ化解消にはAzureが便利
データのサイロ化解消を図るなら、クラウド基盤を構築してデータの統合管理を行うのがおすすめです。クラウドを利用することで社内の誰もが必要なデータに容易にアクセスしやすくなるとともに、適切なアクセス権を設定して社内統制の強化を実現できます。
Microsoftの「Azure」なら、高いセキュリティ水準を維持しながらリソースの追加・変更もスムーズに行えます。クラウド基盤を利用するなら、Azureがおすすめです。
まとめ
データのサイロ化が発生すると、社内のデータ利活用がスムーズに行われず、サービス品質が低下したり、顧客満足度が低下したりする原因になります。社内のデータ活用ルールをあらためて見直すとともに、自社にはどのようなデータがあるのかを洗い出したうえで統合的に活用するための環境を整備することが大切です。
データのサイロ化解消には、クラウドの活用がおすすめです。サイロ化にお悩みの際は、Azureの利用もぜひ検討するとよいでしょう。
