NotebookLMを業務で使う前に！セキュリティ対策と情報漏洩リスクを防ぐ方法

Googleが提供するAIツール「NotebookLM」は、社内文書の要約や分析に非常に便利ですが、業務利用において「セキュリティは大丈夫なのか」「情報漏洩のリスクはないか」と不安に感じる方も多いのではないでしょうか。結論から言うと、NotebookLMはユーザーの入力データをAIの学習に利用しない仕様となっており、適切な設定と社内ルールを設けることで安全に活用できます。本記事では、NotebookLMのセキュリティの仕組みや具体的な情報漏洩リスク、そして業務で安全に使うための対策を分かりやすく解説します。

NotebookLM導入前に知るべきセキュリティの基礎知識

近年、業務効率化を目的として生成AIを導入する企業が急増しています。しかし、急激なIT環境の膨張やテレワークの普及により、社内のどの端末でどのようなデータが扱われているのか、全社的な可視化と統制が追いついていない組織も少なくありません。このような状況下で新しいAIツールを導入する際は、情報漏洩やコンプライアンス違反を防ぐため、そのツールがどのようにデータを処理しているのかを正確に把握することが不可欠です。本章では、Googleが提供するNotebookLMを業務利用するにあたり、経営層やIT部門の責任者が押さえておくべきセキュリティの基本仕様について解説します。

NotebookLMの仕組みとデータ処理の安全性

NotebookLMは、ユーザーがアップロードしたドキュメントやテキストなどのソースデータを基に、要約の作成や質問への回答を行うAIアシスタントです。企業が生成AIを利用する際、最も懸念されるのが「入力した機密情報がAIの学習データとして利用され、第三者に漏洩してしまうのではないか」という点です。

この点において、NotebookLMは企業利用においても配慮された設計となっています。Googleの公式なポリシーによると、ユーザーがNotebookLMにアップロードした個人データやソースドキュメントは、モデルのトレーニングには使用されないと明言されています。つまり、自社の機密情報や社外秘の会議録などを読み込ませたとしても、それが他のユーザーの回答生成に流用されるリスクは基本的にはありません。ただし、データの取り扱いポリシーは変更される場合があります。最新の仕様はNotebookLM公式ヘルプで必ずご確認ください。

データの取り扱いに関する詳細は、NotebookLM に関するよくある質問などの公式ドキュメントで確認することができます。ただし、システム上安全に設計されているとはいえ、エンドポイントの管理が行き届いていない環境では、従業員が誤ったアカウントで利用したり、不適切なデータをアップロードしたりする人為的リスクが残ります。そのため、ツール単体の安全性に依存するのではなく、組織全体のIT資産が今どういう状態にあるのかをリアルタイムで把握し、統制を効かせる土台作りが求められます。

他の生成AIツールとのセキュリティ比較

NotebookLMのセキュリティ特性をより深く理解するために、一般的な生成AIツールとの違いを比較してみましょう。多くのコンシューマー向け生成AIサービスでは、デフォルトの設定において入力データがAIの学習に利用される規約となっている場合があります。社内のIT資産管理が不十分な状態で、従業員がシャドーITとしてこれらのツールを利用してしまうと、意図せぬ情報漏洩を引き起こす危険性があります。

表からわかるように、NotebookLMは「指定したソースデータのみを対象とする」「学習にデータを利用しない」という点で、無料の一般的な生成AIと比較して情報漏洩リスクが抑えられています。しかし、法人向けのエンタープライズ版AIツールのように、組織全体での詳細なアクセスログの取得や、高度な権限管理機能が完全に備わっているわけではありません。

したがって、経営層やセキュリティ責任者は、個別ツールの導入や継ぎ足しの対策に終始するのではなく、すべての土台となるリアルタイムなエンドポイントの可視化とコントロールへ投資の舵を切ることが重要です。社内に存在する無数のデバイスとそこにあるデータを一元管理し、「誰が、どの端末で、どのようなデータを扱っているのか」を常に把握できる環境を構築して初めて、NotebookLMのような先進的なAIツールを安全かつ最大限に活用することが可能になります。

NotebookLMにおける情報漏洩リスクの具体例

導入ハードルが低く利便性の高いAIツールは、業務効率化に大きく貢献する一方で、管理者の目が届かないところで利用されることによるセキュリティリスクを孕んでいます。特に、従業員規模が大きくIT環境が複雑化している組織においては、エンドポイントでのツール利用状況がリアルタイムに可視化されていない場合、情報漏洩の発見が遅れるという致命的な課題を引き起こします。ここでは、NotebookLMを業務利用する際に想定される情報漏洩リスクの具体例を解説します。

共有リンクの誤送信による情報漏洩

NotebookLMには、作成したノートブックやチャットの回答を他のユーザーと共有する機能が備わっています。この共有機能は共同作業において非常に便利ですが、人為的なミスによる情報漏洩リスクと常に隣り合わせです。

たとえば、社外秘のプロジェクト資料や財務データ、顧客情報などを読み込ませたノートブックの共有リンクを、誤って社外の第三者や権限のない従業員に送信してしまうケースが考えられます。大企業のように組織が細分化され、多数のプロジェクトが同時進行している環境では、アクセス権限の管理が煩雑になりがちです。

共有設定のミスによって発生しうる主なリスクは以下の通りです。

これらのリスクを低減するためには、従業員個人のリテラシーに依存するのではなく、組織全体でIT資産やエンドポイントの状況を一元管理し、誰がどのデータにアクセスできるのかを統制する仕組みが不可欠です。

不適切なプロンプト入力によるリスク

生成AIツールを利用する際、ユーザーが入力するプロンプト（指示文）に機密情報を含めてしまうリスクも無視できません。NotebookLMは、アップロードしたソースドキュメントに基づいて回答を生成するため、プロンプト自体に詳細な個人情報や未公開の経営数値を入力してしまう可能性があります。

機密情報の入力とシャドーIT化

Googleの公式ポリシーによれば、NotebookLMにアップロードされた個人データが他のユーザーのモデル学習に使用されることはないとされています。しかし、従業員がその仕様を正確に理解せず、機密情報を無造作に入力する習慣がついてしまうと、他のAIツールを利用した際に重大な情報漏洩を引き起こす原因となります。

また、IT部門が許可していない個人のアカウントでNotebookLMを利用する「シャドーIT」が横行した場合、企業側は情報の流れを追跡できなくなります。以下に、適切な管理が行われていない場合のリスクを整理します。

このような事態を防ぐためには、個別ツールの利用を単に禁止・制限する対症療法的なアプローチではなく、すべての土台となるリアルタイムな可視化と統制へ投資の舵を切ることが重要です。各拠点や子会社を含めた全社のエンドポイントで「今何が起きているのか」を正確に把握できる環境を構築することで、初めてAIツールを安全かつ効果的に業務へ組み込むことが可能になります。

業務利用を安全に行うためのセキュリティ対策

NotebookLMを業務に導入する際、個別のツール設定やルール策定だけでなく、企業全体のITインフラを見据えた包括的なセキュリティ対策が求められます。特に事業拡大やテレワークの普及、M&AなどによりIT環境が急膨張している企業においては、単一のAIツールに対する対策にとどまらず、すべての土台となるエンドポイントのリアルタイムな可視化と統制へ投資の舵を切ることが重要です。

Googleアカウントのセキュリティ強化と二段階認証

NotebookLMはGoogleアカウントに紐づいて機能するため、まずはアカウント自体の保護が不可欠です。パスワードの使い回しを避け、強固な認証プロセスを導入することで、第三者による不正アクセスを未然に防ぐことができます。Google アカウント ヘルプでも推奨されている通り、アカウントの保護レベルを高めるための設定を全社的に徹底することが求められます。

社内向けNotebookLM利用ガイドラインの作成手順

従業員が安全かつ効果的にAIツールを活用できるよう、明確な利用ガイドラインを策定し、社内に周知する必要があります。ルールが曖昧なまま利用を開始すると、意図せず機密情報が外部に漏洩したり、共有機能の誤操作によって重大なインシデントを引き起こしたりする危険性があります。ガイドラインには、以下の項目を含めることを推奨します。

ガイドラインは一度作成して終わりではなく、情報処理推進機構（IPA）のセキュリティガイドラインなどの公的な指針や最新の脅威動向に合わせて、定期的に見直しとアップデートを行うことが不可欠です。

エンドポイント管理によるリアルタイムな可視化と統制

アカウントのセキュリティ強化やガイドラインの策定は非常に重要ですが、それらが「実際に遵守されているか」を把握できなければ、実効性のあるセキュリティ対策とは言えません。各拠点や子会社からの手作業による報告に頼っている状態では、情報の集約に時間がかかり、経営層が把握するデータは常に過去のものとなってしまいます。

社内にどのような端末が存在し、OSのパッチ適用状況や脆弱性の有無がどうなっているのかを一元管理できていない状況は、サイバーリスクに対する意思決定を遅らせる最大の要因です。個別ツールの継ぎ足しによる場当たり的な対策を止め、すべての土台となるリアルタイムな可視化と統制へ投資の舵を切ることが、結果としてNotebookLMを含むあらゆるクラウドサービスの安全な業務利用を実現します。

よくある質問（FAQ）

NotebookLMを業務利用するにあたり、経営層やIT部門の責任者から寄せられることの多い疑問点とその回答をまとめました。単一のアプリケーションの仕様を理解するだけでなく、全社的なIT資産管理の観点からも留意すべきポイントを解説します。

NotebookLMのデータはどこに保存されますか？

NotebookLMにアップロードしたソースドキュメントや生成された回答などのデータは、Googleの堅牢なクラウドインフラストラクチャ上に保存されます。また、入力したデータが他のユーザー向けのAIモデルのトレーニングに使用されることはありません。

しかし、クラウド上のデータ保護が担保されていても、アップロード元のファイルが各従業員の端末（エンドポイント）にどのように保存されているかを把握できていなければ、セキュリティとしては不十分です。急激な事業拡大やテレワークの普及によりIT環境が膨張する中、すべての土台となるリアルタイムな可視化と統制へ投資の舵を切ることが、真の情報漏洩対策に繋がります。

退職者のNotebookLMデータはどうなりますか？

企業向けのアカウント管理下で利用している場合、退職に伴って対象のGoogleアカウントを削除または停止することで、そのアカウントに紐づくNotebookLMのデータへのアクセスは遮断されます。退職者のデータ取り扱いに関するステータスは以下の通りです。

表に示した通り、クラウド上のアカウントを削除しても、退職者が利用していたPCやサーバーに機密データが残存しているリスクは拭えません。各拠点からの手作業によるExcel報告などに頼るのではなく、社内にどのようなIT資産が今どういう状態で存在するのかを一元管理できる体制の構築が急務です。

NotebookLMで著作権のある資料を読み込ませても問題ないですか？

著作権法上、AIによる情報解析を目的とした著作物の利用は一定の条件下で認められていますが、業務利用においては慎重な判断が求められます。読み込ませたデータをもとに出力された結果を、そのまま外部へ公開したり商用利用したりする場合、既存の著作物との類似性によっては著作権侵害に問われるリスクがあります。

具体的な解釈やガイドラインについては、文化庁が公開しているAIと著作権に関する考え方などの公的な情報源を参照し、法務部門と連携して社内ポリシーを策定してください。同時に、従業員が許可なく著作物を含むファイルを個人の端末にダウンロードして利用していないか、エンドポイントの利用状況を監視・制御する仕組みも不可欠です。

NotebookLMのセキュリティ機能は今後アップデートされますか？

GoogleのサービスであるNotebookLMは、今後もエンタープライズ向けの管理機能やセキュリティ機能が順次拡充されていくと予想されます。アクセス制御の細分化や監査ログの強化など、業務利用を想定したアップデートが期待されます。

ただし、個別ツールのセキュリティ機能のアップデートを待つだけでは、サイバーリスクに対する意思決定が常に後手後手に回ってしまいます。企業規模が1,500人を超えるような組織においては、特定のアプリケーションの仕様に依存するのではなく、全社最適の視点でエンドポイント管理の真の価値を見直す時期に来ていると言えます。

スマートフォンからNotebookLMを利用する際のセキュリティ対策は？

スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末からNotebookLMを利用する場合、場所を選ばず業務効率が向上する反面、端末の紛失や盗難、あるいはフリーWi-Fi経由での通信傍受といったリスクが高まります。モバイル利用を安全に行うためには、以下の対策を講じることが推奨されます。

これらの対策を実効性のあるものにするためには、数日〜数週間遅れの情報しか得られない旧態依然とした管理手法から脱却しなければなりません。すべての端末の脆弱性の有無やパッチ適用状況をリアルタイムに把握し、経営層が正確なデータに基づいて迅速に意思決定できる環境を整えることが、結果としてNotebookLMを含むあらゆるクラウドツールの安全な運用に繋がります。

NotebookLMのデータはどこに保存されますか？

NotebookLMを業務で活用するにあたり、アップロードしたファイルや入力したデータが具体的にどこに保存され、どのように扱われるのかは、経営層やIT・セキュリティ部門の責任者にとって必ず確認すべき重要なポイントです。特に、従業員数が多く事業環境が複雑化している企業においては、データの所在を正確に把握することがガバナンスの基本となります。

データはGoogleのクラウドインフラ上に保存される

NotebookLMにアップロードされたソースドキュメントや入力したプロンプトは、Googleが管理する堅牢なクラウドインフラストラクチャ上に保存されます。データはユーザーのGoogleアカウントに紐づいて厳重に管理されており、外部から容易にアクセスできる状態にはなりません。個人アカウントと企業向けアカウント（Google Workspace）のどちらを使用しているかによって管理の枠組みや適用されるポリシーは異なりますが、基本的なデータの保存場所はGoogleのサーバー内となります。

入力データはAIモデルの学習には利用されない

企業が生成AIツールを導入する際、最も懸念されるのが「社内の機密情報がAIの学習データとして利用され、他社に漏洩してしまうのではないか」という点です。この点について、Googleは明確な方針を示しています。

NotebookLMの公式ヘルプによれば、ユーザーがアップロードしたソースデータや個人的なやり取りが、他のユーザーに向けたAIモデルのトレーニングに使用されることはありません。入力したデータはあくまでユーザー自身の情報整理や要約のためだけに処理されるため、非公開の業務データを扱う際にも一定の安全性が確保されています。

データの可視化とエンドポイント統制の重要性

NotebookLM自体のデータ保存場所や取り扱いポリシーが安全であったとしても、それを扱う従業員の端末（エンドポイント）やIT環境全体の管理が疎かであれば、情報漏洩のリスクを完全に防ぐことはできません。急激な事業拡大やテレワークの普及、M&AなどによりIT環境が急膨張している企業では、次のような課題が散見されます。

クラウド上に保存されたデータを安全に活用するためには、データにアクセスする端末側の状態を常に最新かつ安全に保つ必要があります。個別のセキュリティツールを継ぎ足す対症療法的なアプローチから脱却し、すべての土台となるIT資産のリアルタイムな可視化と統制（コントロール）へ投資の舵を切ることが、現代の企業防衛において極めて重要です。エンドポイントの状況を一元管理し、「今、社内のIT環境がどうなっているのか」を即座に把握できる体制を整えることが、安全なAI活用の前提条件となります。

退職者のNotebookLMデータはどうなりますか？

導入を検討する企業において、従業員の退職時にデータがどのように扱われるかは、情報漏洩を防ぐための重要な懸念事項です。NotebookLMに入力されたデータや作成されたノートブックの扱いは、利用しているアカウントの種別によって大きく異なります。

企業向けアカウント（組織管理）で利用している場合

組織で管理されているアカウントを通じてNotebookLMを利用している場合、退職者のデータは組織の統制下に置かれます。IT部門が管理コンソールからアカウントを停止または削除することで、退職者は即座にNotebookLMへのアクセス権を失います。アカウント削除時のデータ移行や保持に関するポリシーについては、Google Workspace 管理者 ヘルプに示されている手順に従って適切に設定しておくことで、業務で作成された重要なデータが失われることを防ぎつつ、外部への情報持ち出しをブロックすることが可能です。

個人アカウントによるシャドーITのリスク

一方で最も警戒すべきなのは、従業員が個人のアカウントでNotebookLMを利用し、そこに業務データをアップロードしているケースです。この場合、データは個人の管理下にあるため、退職後も元従業員が業務データにアクセスし続けることが可能となってしまいます。

急激な事業拡大やテレワークの普及によりIT環境が膨張する中、各拠点からの手作業の報告に頼っていては、社内にどのようなIT資産がどういう状態で存在するのかを正確に把握することは困難です。「見えない」状態のままでは、従業員がどのPCから未許可のクラウドサービスを利用しているかといった実態を検知できず、サイバーリスクに対する意思決定や対策が常に後手に回ってしまいます。

アカウント種別によるデータ管理の違い

退職時のデータ管理を確実にするための対策

退職者に伴う情報漏洩リスクを最小限に抑え、全社的なセキュリティを確保するためには、以下の対策を講じる必要があります。

退職者のデータ管理を確実に行うためには、個別ツールの利用ルールを定めるだけでは不十分です。継ぎ足しでのセキュリティ対策を止め、すべての土台となるリアルタイムな可視化と統制へ投資の舵を切ることが、複雑化するIT環境において企業の機密情報を守り抜くための最善の策となります。

NotebookLMで著作権のある資料を読み込ませても問題ないですか？

NotebookLMを業務で活用する際、社外の資料やWeb上の記事などを読み込ませて要約や分析を行いたいというケースが想定されます。その際に懸念されるのが、他者の著作権を侵害してしまうのではないかという問題です。ここでは、著作権のある資料をAIツールに読み込ませる際の基本的な考え方と、企業として取るべき対応について解説します。

AIへのデータ入力（学習・解析）と著作権法の関係

日本国内におけるAIと著作権の関係については、文化庁がガイドライン等で考え方を示しています。一般的に、AIにデータを読み込ませて解析する行為（情報解析）は、著作権法第30条の4に基づき、原則として著作権者の許諾なく行うことができるとされています。ただし、これはあくまで「情報解析の用に供する場合」などに限られます。

業務利用において注意すべきは、読み込ませたデータそのものを出力し、第三者に共有するようなケースです。著作権者の利益を不当に害する場合は、権利侵害となる可能性があります。詳しくは文化庁が示すAIと著作権に関する考え方などを参照し、最新の法解釈を把握しておくことが重要です。

業務利用における著作権リスクと対策

従業員が個人の判断で様々なデータをAIに読み込ませることは、著作権侵害のリスクだけでなく、機密情報の漏洩リスクも伴います。企業としては、従業員がどのようなデータをどのツールに入力しているかを把握し、適切に統制することが求められます。

特に従業員規模の大きい企業においては、各部門や拠点で未許可のAIツール（シャドーAI）が蔓延し、経営層やIT部門が実態を把握できていないケースが散見されます。このような状態を放置することは、企業のコンプライアンス上の重大なリスクとなります。

リアルタイムな可視化と統制の重要性

著作権リスクを含めた様々なセキュリティリスクに対応するためには、従業員が使用している端末（エンドポイント）の状況を正確に把握することが不可欠です。各拠点からの手作業による報告や、個別ツールの継ぎ足しによる場当たり的な対策では、情報の集約に時間がかかり、意思決定が常に後手へ回ってしまいます。

経営層やIT部門の責任者は、目先の利便性や個別ツールの導入にとらわれるのではなく、すべての土台となる全社最適の視点でIT資産をリアルタイムに一元管理する仕組みへ投資の舵を切ることが重要です。エンドポイントの可視化と統制を確立することで、著作権侵害のリスクを最小限に抑えつつ、安全に最新のテクノロジーを業務に活用することが可能になります。

NotebookLMのセキュリティ機能は今後アップデートされますか？

NotebookLMはGoogleが提供するAIサービスであり、今後もセキュリティ機能や管理機能の継続的なアップデートが予定されています。特に企業向けのGoogle Workspace版においては、すでに堅牢なデータ保護が実装されていますが、監査ログの拡充や管理コンソールとの連携強化など、より高度なガバナンスに対応するための改修が随時行われています。

Google Workspace版における継続的なセキュリティ強化

Googleは、エンタープライズ向けのAI利用において、機密データがAIモデルの学習に利用されないことを明言しています。さらに最近のアップデートでは、Workspace監査ログとの連携が強化され、特定のアプリ経由の操作や所有者情報をより詳細に追跡できるようになりました。これにより、企業はNotebookLM上でのデータアクセス状況をより正確に把握できるようになっています。

ツール側のアップデートだけでは防げない「見えないリスク」

NotebookLM自体のセキュリティ機能がどれほどアップデートされても、企業側で解決しなければならない根本的な課題があります。それは、従業員が利用している端末の状況がリアルタイムな可視化と統制の下に置かれていないという問題です。

急激な事業拡大やテレワークの普及、M&AなどによりIT環境が膨張した結果、多くの企業では「社内にどのようなIT資産（PCやサーバー）が、今どういう状態（脆弱性の有無やパッチ適用状況）で存在するのか」の全社最適（一元管理）ができていません。既存の資産管理ツールや各拠点からの手作業の報告（Excelなど）に頼っていては、情報の集約に数週間かかり、データが常に過去のものになってしまいます。この「見えない」状態では、サイバーリスクに対する意思決定や対策が常に後手後手に回ってしまいます。

エンドポイント管理によるリアルタイムな状況把握

NotebookLMのような強力なクラウドAIツールを安全に業務利用するためには、個別ツールのセキュリティ設定を継ぎ足すだけでは不十分です。すべての土台となるエンドポイント管理へ投資の舵を切ることが求められます。

社内のPCやサーバーといったIT資産が今どういう状態にあるのかを一元管理し、リアルタイムにコントロールできる環境を構築するためには、次のようなアプローチが不可欠です。

AIツールの進化に合わせてGoogle Workspaceなどのセキュリティ機能もアップデートされていきますが、それを安全に使いこなすためには、企業自身がエンドポイント管理の真の価値を理解し、全社最適の視点でセキュリティ基盤を強化していくことが不可欠です。

スマートフォンからNotebookLMを利用する際のセキュリティ対策は？

テレワークの普及や業務の多様化に伴い、スマートフォンなどのモバイル端末からNotebookLMを利用する機会が増加しています。しかし、社外から社内データにアクセスできる利便性の裏には、情報漏洩や不正アクセスのリスクが潜んでいます。特に、事業拡大やM&AなどでIT環境が急膨張している企業においては、社内に存在するすべての端末がどのような状態で利用されているかをリアルタイムに把握することが不可欠です。

モバイル環境におけるエンドポイント管理の重要性

スマートフォンからNotebookLMを安全に利用するためには、端末自体のセキュリティ対策を徹底する必要があります。OSの脆弱性を放置したり、不適切なネットワークに接続したりすることで、重大なセキュリティインシデントにつながる恐れがあります。

モバイル端末の利用において想定される主なリスクと、それに対する統制のポイントは以下の通りです。

リアルタイムな可視化と統制への投資

企業のIT環境が複雑化する中、既存の資産管理ツールや各拠点からの手作業による報告に頼っていては、情報の集約に数日〜数週間かかり、データが常に過去のものになってしまいます。経営の見える化が遅延し、サイバーリスクに対する意思決定が後手に回ることを防ぐためには、個別ツールの継ぎ足しを止め、すべての土台となるエンドポイントの可視化とコントロールへ投資の舵を切ることが重要です。

独立行政法人情報処理推進機構（IPA）が公開している情報セキュリティ対策ガイドラインなどでも、組織全体での情報資産の把握と継続的なリスク評価の重要性が指摘されています。スマートフォンからNotebookLMを利用する際も、すべての端末を常に監視・統制できる全社最適の仕組みを構築することが、安全な業務利用の第一歩となります。

まとめ

この記事では、NotebookLMを業務で安全に利用するためのセキュリティ対策について解説しました。情報漏洩を防ぎ、安全に活用するためのポイントは以下の通りです。

NotebookLMは業務効率化に非常に役立つツールですが、適切なセキュリティ対策が不可欠です。まずは自社のセキュリティ設定を見直し、安全な運用ルールを作成することから実践してみましょう。