Office 2013では無償アップグレードが廃止され、Office 2016ではアップグレード版の販売もないことから「お得にアップグレードする方法がなくなった」と落胆しているユーザーは多いと思います。
この傾向は今後も続くと思われるので、恐らく次期バージョンでも無償アップグレードサポートやアップグレード版の販売はないでしょう。
そこでおすすめしたいのがMicrosoftのクラウドサービスOffice 365です。実は、Office 365ではいつでも最新バージョンにアップグレード可能であり、他にも様々なメリットが盛りだくさん。
今回はこのOffice 365の魅力について紹介していきたいと思います。
いつでも最新版のOfficeへアップグレード可能
Office 365はサブスクリプション型と言って、毎月に利用料を支払うことでOfficeを利用できるサービスです。具体的にはPCへインストールしたOfficeのライセンス認証をインターネット経由で行います。
認証はオンライン環境にあれば自動的に行われるので特別ユーザーがすることはありません。1ヵ月以上オフライン状況にありライセンス認証が確認できないとOfficeが利用できなくなるという仕組みです。
そしてOffice 365はサブスクリプション型だからこそいつでも最新版のOfficeへアップグレードすることができます。現在の最新はOffice 2016ですが、仮にOffice 2019というバージョンがリリースされれば追加費用なしですぐにでもアップグレードすることが可能なのです。しかも優先的に。
Office以外にも様々なサービスを提供
Office365で提供されているサービスはWordやExcelといったアプリケーションだけではありません。その一部を紹介していきましょう。
Exchagen Online
ビジネスメールとして提供されているサービスであり、サーバ製品のExchange Serverのオンラインサービス版です。ユーザーごとに50GBのメールボックスを付与したり独自ドメインメールを使用できたり、組織内外のコミュニケーションとして重要なメールシステムを導入することができます。
SharePoint Online
ファイル・情報共有やチームサイトを提供するサービスであり、こちらもサーバ製品のSharePoint Serverのオンラインサービス版です。組織内の情報をすべて一つに集約することができコミュニケーションの活発化を促進します。また、豊富なテンプレートを使用して外部向けWebサイトを作成することもできるのがポイントです。
Skype for Business
Web会議システムとして提供されているサービス。無料ビデオ・音声通話としてお馴染みのSkypeのビジネス版となります。Skype for Businessがあれば、会議のためにわざわざ遠方まで足を運ぶ必要はありません。デスクにいながらスムーズに会議を行えるので交通費の削減につながります。また、外部ユーザーの招待も可能です。
Yammer
社内SNSとして提供されているサービス。近年組織内でフラットなコミュニケーションを構築するというニーズが増加しており、Yammerではこれを実現します。役職や部署の垣根を越えたコミュニケーションが実現すれば、イノベーションが生まれやすく組織を大きく成長させていくことができるでしょう。
上記以外にもプレゼン・レポート作成のSwayやタスク・リーム管理のPlanner、プランによってはコンプライアンス対応ソリューションまで提供しています。
6つのプランから選べて組み合わせも自由
Office 365では法人向けに6つのプランを用意しているので、それぞれのニーズに合わせることができます。また、組み合わせも自由なのであらゆるニーズに対応可能です。
ユーザー数300人までのプラン
ユーザー数無制限のプラン
これらのプランを組み合わせることで、コストを抑えエンタプライズとしてのソリューションを導入することができます。
すべてのプランで1TBのクラウドストレージを付与
上記のプラン表をご覧いただいたお気づきかと思いますが、すべてのプランにおいて1TBのクラウドストレージが付与されています。しかもユーザーごとに。人気クラウドストレージのDropboxでは1TBを利用するのに月額1,200円を支払う必要があるので、これだけで1,200円分の価値があると言っても過言ではありません。
ちなみにExchange Onlineで提供されている50GBのメールボックスをとは別で提供されています。
Officeの最大インストール数15台
通常のライセンス版ですとOfficeをインストールできる台数は最大で2台です。一方Office365ではPC・タブレット・スマートフォンに各5台ずつインストールできるので、この数は圧倒的ですね。
インストール台数に関してはほぼ余るかと思うので、社員の私用デバイスへのインストールOKにして福利厚生として提供するということもできます。
ユーザーの増減に対応できる
Office 365はユーザー数に応じて契約するサブスクリプション型なので、ユーザーの増減に柔軟に対応することができます。つまり社員数が減少した際はその分契約解除すればいいのでライセンスの無駄が生まれないのです。
まとめ
最後に、Office 365がクラウドサービスであることからセキュリティへの不安を隠しきれないユーザーは多いと思いしかし実際のところ自社独自にセキュリティ対策を取るよりも堅牢なケースがほとんどなのです。セキュリティに定評のあるMicrosoftならではですね。
Office 365は常に最新版のOfficeを利用したいというユーザーにとって間違いなくお得なサービスです。もちろん、そうでないユーザーにとってもOffice以外の様々なサービスを提供しているのでお得に利用することができます。
まずは各プランの違いをしっかりと把握して、自社環境に最適なプランや組み合わせを検討していきましょう。必ず自社に合った導入方法が見つかるはずです。
