スマートオフィスとは？

「スマートオフィス」とは、IoT機器・クラウドといったデジタルデバイスや、高速通信技術を活用して、業務効率を高めた最新鋭のオフィスを指す言葉です。オフィス全体がIoT機器やネットワークに繋がることで、あらゆるデータが可視化されます。得られたデータをもとに業務効率を改善したり、シームレスで快適な作業環境を創出したりすることが可能となります。

携帯電話や時計などのガジェットがスマート化され、私たちの生活環境は大きく変わりました。そして近年では、スマートストアやスマートファクトリーなど、ビジネスを取り巻く環境においてもスマート化が進んでいます。スマートオフィスは業務効率化を図るだけでなく、場所に囚われない働き方も可能とします。新型コロナウィルスの感染拡大に伴い、従来の働き方が見直されつつある今だからこそ求められるテクノロジーと言えるでしょう。

拡大するスマートオフィス市場

スマートオフィスの市場規模は急速に拡大しています。海外のマーケティングリサーチ企業である「Mordor Intelligence」や「Fior Markets」の調査によると、2019年から2024年までの5年間で、13.6％以上の年平均成長率が予想されています。

日本では、まだまだスマートオフィスという概念そのものが普及しているとは言い難い状況です。しかし、特に欧米圏と中国において高い成長率を見せていることから、今後は日本でも浸透していくと予測できるでしょう。

スマートオフィスのメリット

IoTやAIといった最新テクノロジーを駆使して、オフィスの利便性や快適性を飛躍的に向上させるスマートオフィス。ここでは、オフィスをスマート化する具体的なメリットについて見ていきましょう。

生産性の向上

スマートオフィスでは、IoTやAIといった最新テクノロジーによって、オフィス環境の最適化を図ります。たとえば、室内の温度や湿度を自動的に計測し、そのデータをもとにオフィス環境が管理されます。つまり、人間がもっとも快適に働ける環境を自動制御してくれるのです。快適な労働環境を構築することで、社員のモチベーションも高まり、労働生産性の最大化に繋がるでしょう。

また、IoTプラットフォームを活用した勤怠管理システムにより、リモートワークやフレックスタイム制など、働き方改革の実現が期待できるのもメリットです。

社内ストレスの軽減

オフィス全体をスマート化することで、ネットワーク環境さえあれば会社にいなくても情報を得たり、仕事ができる環境を構築できたりします。新型コロナウィルスの感染拡大や働き方改革の推進も相まって、テレワーク制度を導入する企業が増えています。スマートオフィスの導入により、自宅をオフィスに近い環境にすることが可能です。

また、通勤が不要になれば、出勤時間や通勤ラッシュといったストレスの軽減にも繋がります。そして、これまで通勤に使っていた時間を別の業務やプライベートな時間にあてることで、生産性の向上も期待できるでしょう。

固定費の削減

オフィスのスマート化によって得られる大きなメリットに、固定費の削減があります。企業経営において、固定費の削減は大きな課題です。「固定費」には、主に人件費やオフィスの賃借料、機器のリース代、水道光熱費などが挙げられます。こうした固定費は、削減することでかえって作業効率を低下させてしまうケースもあります。

スマートオフィスなら、システム管理によって室内温度や明るさなどが自動で最適化されます。たとえば、天井のライトに取り付けられたセンサーが、オフィス内のデータを収集して分析し、温度・湿度・人の行動などによって自動制御して常に最適化してくれます。空調や照明などを最適化することは、快適な労働環境を提供するだけでなく、固定費の削減にも繋がるのです。

スマートオフィスのデメリット

スマートオフィスは利便性と生産性を高め、ワークライフバランスの実現にも貢献する優れたシステムです。ゆえに今後、ますます普及していくと予想されるスマートオフィスですが、乗り越えるべき課題も存在します。ここでは、オフィスのスマート化によるデメリットについて解説します。

導入コスト

オフィスをスマート化するにはIoTやAI、クラウドサービスといったシステムを導入しなければなりません。そのためには莫大な導入コストが必要です。現在導入しているITシステムとの互換性や、連携できるかどうかもなども重要なポイントです。もし、現在利用している機器との連携が不可能であれば、システムの総入れ替えを行う必要があるでしょう。

オフィスとIoT機器を連携させ、一気にスマートオフィス化しようとすると、多額の費用が必要になります。そのため、資金力に不安のある中小企業では、導入したくてもできないというのが実情です。そうした企業は、まず高速通信環境やセキュリティ対策など、応用の効くシステムの導入から徐々に進めていくとよいでしょう。

セキュリティ対策

スマートオフィス実現における最重要課題が、セキュリティ問題です。照明や空調、人の流れや勤怠管理に至るまで、あらゆるデータがAIやIoT機器を通じて可視化されます。それによって作業空間の快適化や業務効率化といったメリットを享受できる反面、常にサイバーリスクに晒されるというデメリットがあります。オフィスのあらゆる機器がネット環境に繋がっているということは、不正アクセスやウィルス感染などの脅威と常に隣り合わせであることを意味しているのです。

特に機密情報が漏えいした場合、業務停止や損害賠償といった経済的損失はもちろん、企業がこれまで培ってきた社会的信用も失ってしまうでしょう。よって、堅牢なセキュリティシステムの導入は必須事項です。ネット環境に繋がる全機器に万全なセキュリティ対策を講じるため、より安全性と信頼性の高いシステムを導入しましょう。

スマートオフィスを実現するポイント

これまでスマート化は、携帯電話や時計といったガジェット分野でしか実現していませんでした。それが今や建物の領域にまで波及し、これまで絵空事でしかなかったような働き方の実現が、現実味を帯び始めています。スマートオフィスを実現するには、いくつか重要なポイントがあるため、この機会にしっかりと押さえておきましょう。

IT環境の現状を把握

スマートオフィスを実現するうえで重要となるのが、社内におけるIT環境の現状を把握することです。オフィスのスマート化は、IoT機器とインターネット環境を接続することで機能します。オフィス内の全エリアでWi-Fiを受信できるのか、電波が入りづらいエリアはないかなど、前もって基本的な項目を確認しておかなければなりません。

現在使用している会社のPCやモバイルデバイスが、スマートオフィス化に必要なIoTシステムに連携できるか調べておくことも大切です。IoT機器は、ネット環境が整備されてこそ効果を発揮します。システム導入前に、オフィス全体のネット環境が安定稼働できることを確認しておきましょう。

新しいデバイス・ツールの導入
スマートオフィスを実現するためには、対応するデバイスやツールの導入も必須事項です。古いPCやモバイルデバイスでは、性能面に劣るという点はもちろん、セキュリティ面での不安も懸念されます。

また、サーバーシステムをオンプレミスからクラウドへ切り替えることも検討しましょう。自社サーバーを設置して運用・管理するオンプレミス環境でのスマートオフィス化には、莫大な導入コストがかかります。それだけならまだしも、システムを運用・管理するうえでランニングコストも必要となるでしょう。クラウド型のサーバーなら、導入コストもシステム管理費用も必要ありません。

そのほか、新しいデバイスやツールの導入だけでなく、既存のアナログ機器のスマート化も検討しなくてはなりません。たとえば固定電話やFAXなどは、回線不要のサービスもあります。タイムカードなども勤怠管理システムの導入で不要となるでしょう。こうしたアナログ機器をシステム化に組み込むことで、回線費用やインク代、用紙代といった固定費の削減にも繋がります。

不具合時の対応を決めておく

スマートオフィスでは、IoT機器とインターネットを連携させて様々なメリットを享受します。しかしそれは、裏を返せばネット環境に依存するシステムとも言えます。インターネットにトラブルはつきものです。IoT機器の故障や不具合が発生した場合に備え、対応策を決めておく必要があるでしょう。

オフィス全体に設置されたシステムを人的リソースですべて管理するのは、現実的ではありません。そこで、IoT向けの運用管理ソリューションの導入も検討してみましょう。システムとIoTプラットフォームを連携することで、システムの配置や設置場所、稼働状態といった情報を一元管理できるようになります。IoTシステムとネット環境に依存するスマートオフィスだからこそ、万一の事態に備えておくことが重要です。

AI/IoTでWithコロナ時代のスマートオフィスを実現

新型コロナウィルスの感染拡大により、テレワークへの関心が高まっています。パーソル総合研究所が行った「新型コロナウィルス対策によるテレワークへの影響に関する緊急調査」によると、2020年3月時点で13.2％だったテレワーク実施率が、緊急事態宣言発令後は27.9％と大きく上昇しました。このような背景もあり、ますますスマートオフィス導入の必要性が叫ばれています。

Withコロナ時代において、AIやIoTといったテクノロジーとの融合が、スマートオフィスを実現するカギとなるでしょう。オフィスのスマート化を検討する際に注目したいのが、株式会社JSOLが提供しているICTソリューションです。JSOLは製造業や流通サービス業、金融業や公共分野に至るまで、幅広くサービスを提供している企業です。

スマートオフィス化を目的とするなら、「AI/IoTスマートオフィス」が最適なシステムと言えるでしょう。扉の開閉センサーや照度センサー、会議室の予約状況の把握など、用途に応じた豊富なセンサーをラインナップしています。オフィスのスマート化実現のために、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

新型コロナウィルスの感染拡大に伴い、従来の働き方が見直されています。これからの労働環境は、ますます多様化していくでしょう。時代の変化に適応していくためにも、オフィスのスマート化は必須となるかもしれません。顧客にとっても従業員にとってもよい企業であるために、一歩先の未来を見据えてスマートオフィス化を進めてみませんか。