Office の新規導入、買い替えをご検討中の方は必見！
もはやビジネスの世界では当たり前に利用されているMicrosoft Officeは、世界で最も利用されているデスクトップソフトウェアの一つと言えます。現在、Officeも機能改良や追加を重ね、16世代目となるOffice 2016が本年リリースされました。Mac版に関しては約5年ぶりのメジャーバージョンアップということで、家庭で、仕事でMacを利用している方は待ちに待ったという感じではないでしょうか。
しかし、あらゆるビジネスソフトウェアがクラウド化する昨今、マイクロソフトでもOfficeをクラウド展開するMicrosoft Office 365というクラウドサービスを提供し、私たちに新たな選択肢を与えてくれています。
Office 365は、WordやExcel、PowerPointなどのOfficeアプリケーションとクラウドで展開されるメールやストレージ、オンライン会議などのOffice サービスの総称です。
Office 365の詳細はこちらの「Office 365とは」をご確認ください。
本記事では、Officeのクラウド版であるOffice 365 アプリケーションのメリットや今までとの違いなどを分かりやすくご紹介します。
そもそもOffice 365登場前に企業向けOfficeのライセンスは何があったのか？
Office 365を利用していない企業の方々は、今までOfficeのライセンス購入というとPC購入時にOfficeがインストールされている「プリインストール版」や店頭で購入する「パッケージ製品」、企業単位で導入がお得な「ボリュームライセンス」が主流でした。
Office 365との違いを明確化するために、まずは簡単にそれぞれのライセンスの特徴をご紹介しておきます。
プリインストール版
PCを購入した場合に、あらかじめOfficeがインストールされているOffice製品がプリインストール版です。
インストールの手間を省くことができるため非常に手軽にOfficeを利用することが可能です。このライセンス（使用する権利）の特徴は、PCが壊れるまで永続的にOfficeを利用することが可能ですが、サポート終了後は、セキュリティ更新プログラムが提供されなくなります。また、Officeが搭載されているPC1台のみでの利用に限られることに加えて、旧バージョンの Office にダウングレードして使用することはできません。一部のマイクロソフトのサーバー製品 (Exchange SharePoint 等) との連携機能はサポートされていません。
パッケージ版（FPP）
使用しているPCにOfficeがインストールされていない場合、家電量販店などでOfficeを購入します。その場合、箱で提供されるパッケージ版を購入しインストールして、インストール後に利用を開始します。このパッケージ版のライセンスは、1度購入すると永続的に2つのデバイスで利用することが可能ですが、プリインストール版同様に、サポート終了後は、セキュリティ更新プログラムが提供されなくなります。同じく、旧バージョンの Office にダウングレードして使用することはできませんし、一部のマイクロソフトのサーバー製品 (Exchange SharePoint 等) との連携機能はサポートされていません。
Office ボリューム ライセンス
買い切りで特定バージョンの Office を複数ご購入されたい場合にはOfficeボリュームライセンスで購入します。まとめての契約ですのでライセンス管理が楽になるというメリットがあります。ボリュームライセンスは、クラウドからのストリーム配信でのインストールや月次アップデートの提供を利用可能ですが、旧バージョンの Office にダウングレードして使用することはできません。
ボリュームライセンスも1度購入すると永続的に利用可能ですが、サポート終了後は、例えクラウドからの提供とはいえ、セキュリティ更新プログラムが提供されなくなります。また、ライセンスはデバイス単位の契約で、1 ユーザーにつき 2 デバイスまで利用できますが、契約台数に応じて1デバイスの場合もあるので注意が必要です。
つまり、まとめると以下のような特長があることがわかります。
- 基本的にはインストール可能なデバイスは1〜２台
- ライセンスは永久ですが、パッチの適用はサポートポリシーに依存
- 旧バージョンとのOfficeへのダウングレードや共存は不可
- マイクロソフトのサーバー製品との連携は限定的、もしくは、なし
Office 365登場までの企業のOfficeに関する代表的な6つの悩み
ビジネスを実施する上でOfficeはなくてはならない存在であることは間違いありません。しかし、エンドユーザーコンピューティングが進むにつれて、そして、日進月歩の社会の変化につれて、多くの悩みや課題が見えてきたことも確かです。
たとえば数年前に比べて、私たちは安価で多様化する複数のデバイスを利用するようになりました。携帯電話もスマートフォンに変わり、持ち運びが容易なタブレット、PCも昔に比べて安価になってきた背景があります。会社ではWindows、家ではMac、旅行中はiPhoneなどその働き方や生活も多様化しています。このような場合にデバイスやオペレーティングシステムなどに縛られた今までのライセンスでは、追加での購入が必要であったり、ベンダーのサポートポリシーにより最新版が利用できなかったりと不便になるようになってきました。また、その提供形態からライセンス管理だけでも一苦労でしたしバージョンアップを見据えて大きな予算確保が必要であったりと課題はつきませんでした。また、Officeで作成した重要な情報が社内に散らばって管理され、情報漏えいの危険性や生産性の低下なども危惧されてきました。
皆様の企業で以下のような悩みに該当する方も多いのではないでしょうか？
初期コストの悩み
Office ソフトの買い換えは、かなりの初期コストがかかる…初期コストを抑えて、毎年の予算を平準化できたらいいのに...
バージョン管理・ライセンス管理の悩み
社員が増えるごとにライセンスを追加してきたけど、購入時期やバージョンがバラバラで、社内外との Excel ファイルのやりとりなどが不便。また、プロダクト キーやライセンスの管理も面倒! 簡単に管理できたらいいのに...
マルチデバイスの悩み
最近は複数のデバイスや MacOS でも使いたいという社員も...でもデバイスごとにライセンス購入すると、コストが 2 倍、3 倍になってしまう。自宅 PC の Office もコストをかけずに導入したい...
データ保存場所の悩み
作成したファイルや入手したビデオ・ピクチャなどを PC 上に保存しており、PC の容量を圧迫。すぐに動作が重くなってしまう。どこかに大容量の保存場所があればいいのに...
ファイル アクセスの悩み
社内で作成・保存したファイルは社外からアクセスできない。どこからでもアクセスできれば、移動中や外出先での時間を有効活用でき、業務の生産性が上がるのに...
サポートの悩み
Office アプリケーションを使用する際、困ったことが起きてもどうしたらいいのかわからない... メーカーに気軽に問い合わせができるサポートが受けられればいいのになあ...
このような悩みを抱えている場合にはOffice 365が効果的です。
Office 365で企業のOfficeに関する悩みを改善し経営力を強化
ほとんどの企業は、企業競争力強化のために様々な取り組みを実施しています。コスト削減や生産性の向上、従業員満足度向上や優秀な人材確保などに加えてコンプライアンスや法令の遵守など企業存続に必要な普遍的な課題を抱えています。Office 365は、そのような企業のための新しい働き方、新しい環境に対応したクラウドソフトウェアであると言えます。利用者だけでなく管理者、パートナーやお客様などステークホルダーにも多くのメリットを提供してくれます。
初期コストの悩みを解決!
Office 365 は初期コストを最低限に抑えることができ、月額料金で利用できます。そのため手軽に導入でき、経費処理も簡単になります。またインストールが簡単で、バージョンアップも自動なので、管理負担も軽減できます。支払いは年額払いも選択できます。
バージョン管理・ライセンス管理の悩みを解決!
ライセンス情報は Web 上の管理センターで管理者が一括管理。また常に最新版が自動配信されるので、バージョンのばらつきも生じません。1 台ずつに異
なるプロジェクトキーを紐づけて管理する必要もありません。
マルチデバイスの悩みを解消!
Office 365 のライセンスは、デバイス単位ではなくユーザー単位で提供されます。1 ライセンスで使えるデバイス数は最大 15 台。Windows PC、MacOS、iPad、iPhone、Android、さらに自宅の PC で使っても、1 ライセンス分のコストで OK です。
データ保存場所の悩みを解消!
オンライン ストレージ「OneDrive for Business」を標準で提供。容量は 1 ユーザーあたり 1 TB もあります。これなら大容量ファイルをどんどん保存しても、そう簡単にはいっぱいになりません。
＊容量は今後、無制限化を予定しております。
ファイル アクセスの悩みを解消!
社内で作成したファイルを OneDrive for Business に保存しておけば、自宅や社外からアクセス可能。「重くてもファイルが保存されている PC を持ち歩く」というスタイルからは卒業し、それぞれの場所から最適なデバイスを利用して、クラウド上に保存されたファイルを利用しての作業が可能になります。
サポートの悩みを解消!
Office 365 には、ボリューム ライセンス版/プレインストール版/パッケージ版 Office よりもはるかに充実したサポートが提供されています。まず Web 画面から簡単に送れる問い合わせに、専門家が短時間で返答。営業時間内 (9 時～ 17 時) には電話によるお問い合わせにも対応しています。これらのサポートは何回でも利用可能。またコミュニティ フォーラムや各種ツールも用意されており、必要な情報が入手しやすい環境を整えています。
※プランによってサポート内容に若干の違いがございます。
Office 365およびMicrosoft Officeとの比較早見表
いかがでしたでしょうか？
Office 365を活用することで多くの企業は、課題や悩みを解消することが可能になります。
以下に簡単に比較表をご紹介しますが、詳細を知りたい方は「これで解決！Office 365導入のススメ：新しいOffice編」をご確認ください。
| Office 365 Business | Office (ボリュームライセンス) |
Office (PCプリインストール) |
|
|---|---|---|---|
| ライセンス形態 | 非永続ライセンス （契約期間中だけ利用） |
永続ライセンス （買取モデル） |
永続ライセンス （買取ライセンス） |
| バージョン | 最新を利用 | 購入時のものを利用/ダウンロード可能 | 購入時のものを利用 |
| 配信方式 | ストリーミング形式 | インストーラー形式 | — |
| 前バージョンとの共存 | ○ | × | ○ |
| インストール時間 | 数分 | 30分以上 | — |
| 利用可能デバイス | 1ユーザー15デバイスまで利用可能 | 2デバイスまで(1台はモバイル) | デバイスを変えると利用できない |
| デバイスとの関係 | デバイスの多様化に対応。 Mac版も利用可能 |
PCに限定 | 利用しているデバイスに限定 |
| 価格 | 初期投資を抑制 | 計画的な予算化が必要 | PCに含まれる |
| 費用 | 費用予測が容易で平準化 | バージョンアップ時に大きなコスト | PCに含まれる |
| ライセンス管理 | 容易 | 複雑になる場合がある | PC管理に依存 |
| ライセンスの柔軟性 | ユーザー数の増減に対応可能 | ライセンス数は追加のみ対応可能 | 他のデバイスに移管して使えない |
| マイクロソフト電話サポート | 拡張電話サポート （契約企業の管理者） |
テクニカル電話サポート （SA契約が必要） |
含まれない |
| 企業向けクラウドストレージ | OneDrive for Business (容量1TB) |
含まれない | 含まれない |
Office 365の導入を検討する場合、Office 365のアプリケーション単体ならOffice 365 ProPlus / Office 365 Business がおすすめです。また、これらのプランには、メールやビデオ会議、ファイル共有などのサービスなどが含まれていないため、より戦略的な導入をお考えの場合には、Office 365の上記以外のプランを選択しましょう。
