いまさら聞けないSkype for Business Online、基本と機能のポイント

Skype for Business Onlineって何? どんなことができるの?

Office 365を利用する魅力の１つとしてビジネスコミュニケーションツールであるSkype for　businessがあります。Skype for Business Onlineは、離れた場所とシームレスにつながるオンライン会議を実現します。

Skype for Business Online の Web 会議を利用すれば、離れた場所にいる社員とも、時間や場所を選ばずにフェイス トゥ フェイスのコミュニケーションが行えます。

もちろん、デスクトップやアプリケーション毎の画面共有もでき、社員がいるその場所が会議室になるので、会議出席のために移動や出張の予定を組む必要もありません。

Skype for Business Onlineの基本

離れた場所でもフェイス トゥ フェイス

テレビ会議 (Web 会議) を、いつでもどこででも開催できます。会議への参加も簡単です。カメラ機能を持つ端末を使用すれば、相手の顔を見ながら "フェイストゥフェイス" で会話ができます。

資料共有で会議を円滑化

会議進行に必要な資料も同じ画面で共有が可能です。事前に資料を配布しなくても、スムーズに話を進められます。

声を出せない時はテキスト チャットで

テレビ会議だけではなく、テキスト チャットも利用できます。電車の中など声を出せない状況では、テキストのやり取りで会話できます。

在籍確認で相手の状況を把握

社員の在籍状況や予定などを確認できる「プレゼンス機能」で、相手が会議に参加可能か否かも、すぐにわかります。災害時の安否確認にも役立ちます。

Web 会議のレコーディングも可能

Web 会議の内容を丸ごとレコーディングし、後で参照することも可能です。これによって会議に参加できなかった人も、会議内容を詳細に把握できます。Web 会議で講義を行い、それを社員に配布して e-ラーニングを行うといった使い方も考えられます。

「Web会議」について調べてみよう！

専用システムの社内設置は不要

以前のテレビ会議といえば、高価な専用システムを特定の会議室に設置し、会議の参加者がその会議室に出向いて使用する、というものでした。しかしこのような専用システムはもう不要です。Skype for Business Online に必要なのは、各ユーザーが使用するノート PC やタブレットなどの日常的な端末だけです。専用の会議室に出向く必要もありません。社内サーバーも不要なので、社屋が被災した場合でも利用を継続できます。

導入するとどんな効果が得られるのか

Skype for Business Onlineがあれば、客先でもミーティングができるので直行直帰が増え、大きく業務改善できます。例えば、移動時間は、労働時間のうちの20〜30%を占め、提案書や見積書の作成に40%の時間を費やしています。こうした時間が、Skype for Business Onlineによって削減されて、効率よく働けるようになるのです。また、定期的に他拠点で開催される会議にも、多大な移動時間と交通費を費やしている場合にも、Skype for Business Onlineを活用すれば、移動の時間も費用も削減できるのです。

出張費や移動時間を節約できる

Skype for Business Onlineならば、いつでもオンラインでWeb会議ができます。音声とビデオで会議ができるので、もう一箇所に集まる必要がありません。例えば、東京と大阪の新幹線の往復料金は、5名で約13万円です。その回数が減るだけでも、大きな経費の節約になるのです。

遠方のお客様の打ち合わせも円滑になる

遠方のお客様との打ち合わせは、出張費の関係から訪問回数が限られるため、どうしても電話などで対応することが多くなります。Skype for Business Onlineを活用すれば、資料を共有しながら、音声と映像でビデオ会議ができます。Web会議を活用すれば、時間もコストも削減して、打ち合わせの回数を増やせます。

ワークスタイル変革で電話代も不要になる

例えば、遠隔地と8時間の市外通話をすると、約6,400円の電話代がかかります。しかし、電話では情報を正確に伝えるのが困難です。そこで、Skype for Business Onlineを活用すれば、電話代が不要の音声通話で、資料を映しながら会話できます。また、必要に応じて映像で表情も確認できるので、情報の伝達力がアップします。

Skype for Business Onlineで成功した企業

すでに、Skype for Business Onlineを導入した企業からは、こんな声が寄せられています。

移動時間を削減し、その時間をお客さまの為に使えるのは、競合との大きな差別化にも。
(株式会社大堀商会)

週 2 回、会議のために大阪ー奈良を往復 3 時間
かけて移動していた時間をうかす。
(株式会社ケーエヌアイ)

議論する際には実際の写真を見ながら会話できるため、誤解や言い直しが減りました。
(倉田産業株式会社)