紙やExcelでの申請・承認業務に手間や時間を取られていませんか。中小企業こそ、業務効率化やDX推進においてワークフローシステムの導入効果が大きい一方で、製品が多すぎて選定に迷うケースも少なくありません。この記事では、中小企業のワークフローシステムの選び方と、低価格で使いやすい製品の見極め方を解説します。
中小企業にワークフローシステムが必要な理由
テレワークの定着やペーパーレス化の流れが加速する中、紙やExcelでの申請・承認業務には、人員リソースの限られた中小企業にとって深刻な課題が潜んでいます。ワークフローシステムを導入すれば、業務停滞の解消とDX推進を両立できます。
紙やExcelの申請業務が招く業務停滞と属人化の解消
紙やExcelで申請・承認業務を運用していると、書類の紛失や承認者不在による停滞、申請業務の属人化といった問題が発生しがちです。承認者が外出や出張で不在の場合は書類が物理的に滞り、決裁まで数日かかるケースも珍しくありません。Excelをメールで回覧する運用では、最新版がどれかわからなくなったり、版違いで承認してしまったりする問題も発生します。これらの課題は、ワークフローシステムで申請・承認を電子化することでまとめて解消できます。
ペーパーレス化とDX推進
中小企業のDX推進において、ワークフローの電子化は着手しやすい施策の代表例です。申請・承認は全社員が日々関わるプロセスのため、導入効果を全員が実感しやすい点が魅力です。大規模な基幹システムの刷新に比べて費用も期間も抑えられ、印刷費・保管スペース・郵送費などの直接的なコスト削減も期待できるため、限られた予算でDXの成果を出したい中堅・中小企業に適しています。ワークフローの電子化は、DX推進の第一歩として位置づけられるでしょう。
中小企業がワークフローシステムを選ぶ際の4つのポイント
ワークフローシステムは製品によって価格・機能・操作性が大きく異なります。自社に合う製品を選定するためには、以下の4つの視点で比較することが大切です。
月額費用だけでなく初期費用や固定費も確認する
ワークフローシステムの料金体系は製品ごとに異なり、月額費用は安くても初期費用や固定費がかかるケースは少なくありません。ボリュームディスカウントの有無や最低契約ユーザー数も製品ごとに異なるため、全社で導入した場合の年間総コストで比較しましょう。
マニュアル不要で使えるシンプルな操作性を重視する
多機能な製品は一見魅力的に映りますが、操作が複雑だと現場に定着しにくくなります。情報システム部門の専任者がいない可能性の高い中小企業にこそ、マニュアルなしでも直感的に使えるUIが欠かせません。とくに普段からExcelやメールしか使わない部門では、操作画面の複雑さがそのまま定着率の低さに直結します。導入後の教育コストや問い合わせ対応を減らすためにも、操作のシンプルさは優先的に確認したいポイントです。
自社の承認フローを柔軟に再現できるか確かめる
中小企業であっても、金額に応じた条件分岐や複数部門にまたがる並列承認など、込み入った承認ルートになることは珍しくありません。導入前に自社の承認パターンを整理し、システム上で再現できるかを確認しておきましょう。承認ルートを図で確認できる製品なら、複雑なフローでも全体像を把握しやすく、運用ミスも減らせます。
普段使いのチャットツールと連携できるか確認する
Microsoft TeamsやSlackなど、社内で日常的に使うツールと連携できる製品なら、承認通知の見逃しを減らせます。とくにMicrosoft 365を導入済みの企業なら、Teams上で直接承認できる製品の導入効果が高まります。既存のIT環境との相性確認は、製品選びで欠かせない視点です。
安いだけで選ぶと失敗する理由と正しい比較の仕方
価格の安さは中小企業にとって大きな判断基準ですが、安さだけで選ぶと運用段階でかえってコストが膨らむこともあります。価格と運用負荷の両面から比較する目を持ちましょう。
見える費用だけでなく見えないコストも含めて比較する
製品を比較する際は、月額費用や初期費用といった見えるコストだけでなく、設定負荷・教育コスト・メンテナンス工数といった見えないコストも考慮する必要があります。機能を盛り込みすぎた製品は、運用設計や使い方の習得に時間がかかり、結果的に総コストが膨らみがちです。必要十分な機能に絞ったシンプルな製品のほうが、見えないコストを抑えやすい傾向にあります。
無料トライアルで操作感を体験してから判断する
多くのクラウド型ワークフローシステムには無料トライアル期間が用意されています。公式サイトの情報だけで判断せず、実際に操作して申請フォームの設定のしやすさや承認操作の使いやすさを体感することが欠かせません。トライアル中に自社で日常的に使う申請書を再現すると、導入後の運用イメージがつかめます。スモールスタートで効果を確認してから全社展開する進め方が、中小企業の導入では現実的です。
中小企業におすすめのワークフローシステムはFLOW+
見えるコストと見えないコストの両方を抑えたい中小企業に有力な選択肢となるのが、カコムス株式会社のクラウドワークフロー「FLOW+（フロープラス）」です。「中堅・中小企業にちょうどいい」をコンセプトに開発されており、1ユーザーあたり月額200円（税込220円）・初期費用無料という低価格でありながら、申請フォーム作成や承認ルートの分岐、並列承認など、ワークフローに必要な基本機能を標準搭載しています。さらに大きな特長は、Microsoft Teamsの通知メッセージに承認ボタンを組み込み、そのままTeams上で承認操作まで完結できる点です。移動中や外出先でも素早く承認できるため、Microsoft 365を導入済みの企業ではより大きな効果が見込めます。直感的なUIで現場での運用定着もスムーズに進むため、習得や運用にかかる「見えないコスト」も抑えられる点が魅力です。データはMicrosoft Azure内の国内データセンターに保存・冗長化されており、セキュリティ面でも安心して利用できます。なお、Microsoft 365を導入していない場合でもFLOW+自体は利用可能ですが、Teams承認機能を使う場合は別途Microsoft 365ライセンスが必要です。
まとめ
中小企業にとってワークフローシステムの導入は、業務効率化とDX推進を両立できる有効な施策です。製品選定では、月額費用だけでなく初期費用・固定費を含めた総コスト、シンプルな操作性、自社の承認フローへの対応、既存のチャットツールとの連携の4点を押さえましょう。「安さ」と「使いやすさ」を両立した製品として、月額200円から導入できるFLOW+は中小企業にとって有力な選択肢といえます。Teams連携や柔軟な承認フロー設定にも対応しており、初導入の企業でも安心して利用できる製品です。
