営業の現場では、リアルタイムで細やかに行えるコミュニケーションが重要となります。Microsoft Teamsは、営業における密なコミュニケーションをサポートし、効率的な営業活動を実現するツールです。
今回は、そんなMicrosoft Teamsの機能を紹介したうえで、営業活動における具体的な活用例をピックアップしていきます。営業活動の効率向上に向けたツールをお探しの際には、本記事をぜひ参考にしてみてください。
Microsoft Teamsは営業ツールとして最適
ビジネスの場におけるコミュニケーションツールやシステムにはさまざまなものがあります。その中で、営業活動における各種連絡を行う際には、Microsoft Teamsの活用が有効的です。
Microsoft Teamsは、Microsoftが提供を行うグループウェアになります。有名企業から教育機関、NPO団体まで、さまざまな組織や事業者がTeamsを採用しており、あらゆる便利な機能をチーム内のコミュニケーションに活かすことが可能です。
チャットや通話、ビデオ会議といった基本的なコミュニケーションツールはもちろんのこと、クラウドストレージを通じたファイル共有やホワイトボード機能までMicrosoft Teamsはサポートしています。さらにTeamsを使えば300人～10,000人が参加できるオンラインイベントの実施も可能となります。
これらの機能は、企業においてチームで活用する際に、主に営業ツールとして高い効果を発揮します。
営業現場で使える機能
ここからは、Microsoft Teamsが営業現場においてどのような便利機能を提供できるのかを整理していきます。以下のようなサービスや機能は、営業活動をサポートする重要な特徴となります。
Microsoft 365アプリと連携可能
Microsoft Teamsは、Microsoft 365と連携させたうえでの使用が可能となっているため、WordやExcel、PowerPointといったビジネスで欠かせないツールを素早く使用することができます。
営業活動において顧客情報が記載されたExcelファイルを閲覧したり、PowerPointのプレゼン資料を共有したりなど、あらゆるファイル共有や閲覧がスムーズになります。
複合的なコミュニケーションの実現
Microsoft Teamsを活用すれば、複合的なコミュニケーションの実現が可能です。
Teamsに備わっているコミュニケーションツールは多岐に渡ります。気軽な文字チャットのやり取りから、通話、ビデオ会議まで複数のコミュニケーションツールをもって営業活動の効率を向上させていくことができます。
また、有料プランの場合は、これらのコミュニケーションの利便性をさらに上げることも可能です。メンバー間の通話機能に加えて、メンバー外の固定電話やスマートフォンとの通話も可能になるため、取引先や顧客に連絡を取る際に、非常に役立ちます。
大規模な会議を開催可能
Microsoft Teamsなら、ツールを使用することで大規模な会議を実施することが可能です。Teamsのビデオ会議は、最大で300人まで参加できる仕組みになっています。特に、組織内において研修やセミナーなどを実施する際に、積極的に役立てられるでしょう。
また、最大で10,000人まで参加可能なオンラインイベントの開催も可能となります。講演会や大規模セミナーをオンラインで実施する際には、Teamsの活用が非常にスムーズで効果的です。
ビデオ会議の需要は、昨今の新型コロナウイルス感染拡大の影響もあり、急激に増したと言えます。また、リモートワーク中にミーティングを行う際には、人数を気にすることなくオンラインで簡単にコミュニケーションが取れます。
Microsoft Teamsの営業現場活用例
機能性が高く、さまざまなコミュニケーションやファイル共有の際に使用できるMicrosoft Teamsは、さまざまな手段、シチュエーションで活用されています。ここからは、Teamsが、営業の現場において実際にどのように使用されているか、具体的な事例をチェックしていきましょう。
所属部門に基づいてチャネル作成
Microsoft Teamsを活用すれば、必要に応じてチャネルを分けて作成することが可能になります。
所属部門やクライアント、担当案件などに応じて、Teams内ではチャネルを設定してコミュニケーションをわかりやすくできるという仕組みです。
- 営業部全体
- 営業部内の自分が所属するチーム
- 担当クライアント
- 担当プロジェクト
- 受注管理
- 承認依頼
- 雑談 etc.
上記のようにいくつもチャネルを分けていくことで、必要な場でコミュニケーションを的確に取ることが可能となります。
「営業部全体の周知は営業部全体のチャネル」・「所属チーム内の連絡事項は所属チームのチャネル」・「担当プロジェクトに関わる業務連絡はプロジェクトのチャネル」・「受注管理に関わる業務連絡は受注管理のチャネル」というように、コミュニケーションが最適化されるのがポイントです。
営業活動では、さまざまな部門やチームと密にコミュニケーションを取っていくことが必要とされます。そのため、特に上記のようなチャネル作成は、業務効率化に直結する使い方と言えるでしょう。
PC・モバイルの両端末で利用
Microsoft Teamsは、PCだけでなくスマートフォンやタブレットといったモバイル端末からの使用も可能です。モバイルで使用する際には、Android、iOSで使える専用アプリをインストールする必要があります。
営業活動は、基本的に外回りの多い業務になるのが特徴です。社内のPC以外の端末からもアクセスできれば、さらならうコミュニケーション効率化へつながるでしょう。
従業員間のコミュニケーションに必要なツールはあるものの、スマートフォンではなかなか使用しにくく、営業で社外にいるときにはほとんどツールを使わない、というケースは少なくありません。
しかし、Teamsならスマートフォンからでも問題なく使用することができるため、社内だけでなく社外とのコミュニケーションにも積極的に活かしていくことが可能です。
さらにMicrosoft 365アプリとの連携可能なため、モバイルからでもファイル共有や閲覧などが簡単にでき、さらに業務効率はアップします。
まとめ
Microsoft Teamsは営業活動をはじめとした社内外の複合的なコミュニケーションに役立つツールです。営業活動の効率化には欠かせないツールとなるため、営業に効率が悪い、連絡や連携がとりづらいと感じたときはTeamsの導入を検討してみましょう。
また、ERPパッケージであるMicrosoft Dynamics 365との連携も可能なため、企業で管理するあらゆるデータとの一元管理にもつなげながら、営業活動を効率化させていくことができます。
営業におけるコミュニケーションをさらにスムーズにしたいと感じたときは、Microsoft Teamsの使用と合わせて、Microsoft Dynamics 365の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
