Copilot連携でできることとは 標準アプリから外部システムまで解説

Microsoft 365 Copilotを導入したものの、使い方が文章の生成や要約どまりになってしまっているケースは少なくありません。Copilotの価値は、社内外のアプリやデータとつなぐ「連携」によって大きく広がります。本記事では、標準アプリとの連携から外部システムとの連携まで、連携でできることと進め方を整理します。

Copilot連携とは業務アプリやデータとつないで活用すること

Copilot連携とは、Microsoft 365 CopilotをWordやExcelなどのアプリ、社内に蓄積したデータ、外部の業務システムとつなぎ、業務の文脈をふまえた回答や提案を引き出せるようにすることです。連携する範囲を広げるほど活用の幅も広がります。ここからは具体例を段階的に見ていきましょう。

Microsoft 365の標準アプリとの連携でできること

まず取り組みやすい例として、Microsoft 365内の標準アプリとの連携による活用例を紹介します。

WordやExcelで文書作成とデータ分析を効率化する

Wordでは、Copilotに要点を伝えるだけで文書のたたき台を作成でき、長い資料の要約も可能です。Excelでは、指示するだけでデータの集計やグラフ化、傾向の分析まで行えます。関数やピボットテーブルなどの知識が必要だった集計や分析も、専門知識がない担当者でも行えるようになります。また、ゼロから作成する手間が減り、主な作業が整えることにかわるため、作業にかかる時間の大幅な削減につながります。ただし出力には誤りが含まれることもあるため、必ず人が確認することが欠かせません。

OutlookやTeamsで会議とコミュニケーションを支援する

会議やメール、チャットで情報が積み重なり、キャッチアップするだけで多くの時間が取られてしまいがちです。Copilotは、こうしたコミュニケーションの負担も軽減できます。Outlookでは長くなってしまったメールスレッドの要約や返信文の下書き、Teamsでは会議の要約や決定事項・ToDoの整理をサポートしてくれます。さらに、メールや会議、チャットなど複数のアプリにまたがる情報も横断して参照し、その文脈をふまえて回答や提案を出力します。たとえば、Teamsの会議内容とOutlookのメールをあわせて振り返り、決定事項やToDoを整理するといった使い方も可能です。情報が異なるアプリに散らばっていても、横断して扱えるため、会議の準備や振り返りを効率的に行えます。

SharePointなど社内の文書を横断検索する

Copilotは、SharePointやOneDriveなどに蓄積された社内文書を横断して参照し、質問に対して根拠とともに回答できます。単に答えを返すだけでなく、参照した資料が引用元として示されるため、その内容が正しいかを元の文書にあたって確認できます。「あの資料はどこにあったか」とファイルを探す手間もなくなり、必要な情報へすばやくたどり着けます。一方で、回答の精度は、元となるデータがどれだけ整理されているかに大きく左右されます。たとえば、すでに使われていない古い資料が放置されていると、それらの情報まで回答に反映され、精度が下がってしまいます。日頃からファイルを適切に整理しておくことが、正確な回答を得るための前提になります。

外部システムとの連携でCopilotの活用はさらに広がる

Microsoft 365の標準アプリだけでなく、基幹システムや各種SaaSと連携させることで、Copilotの活用の幅はさらに広がります。ここでは、その代表的な活用例を紹介します。

SalesforceやSAPなど基幹システムのデータを活用する

営業支援や顧客管理を担うSFA・CRM（Salesforceなど）や、基幹業務を支えるERP（SAPなど）には、顧客・受注・在庫といった経営に直結するデータが蓄積されています。これらとCopilotを連携させると、「A社の直近の受注実績はどうなっているか」といった問いに、Copilotが各システムのデータを参照し回答します。従来はシステムや部門ごとに分断されがちだった情報を横断して確認できるため、状況の把握や意思決定のスピードが高まります。こうした連携を実現するには、システム同士をつなぐコネクタや、APIを介したデータ連携の仕組みが必要です。

散在するデータを統合して横断的に可視化する

近年はクラウドサービスやSaaSの活用が広がり、企業が扱うシステムやデータは増え続けています。その一方で、Salesforceのような基幹システム、SharePointの文書、各種SaaSとデータの置き場所が分散し、必要な情報の確認に時間と労力を要するようになっています。そこで有効なのが、分散したデータを参照できる状態に整えたうえで、Copilotから横断的に検索・分析できるようにするアプローチです。データの移行や再入力をせず、既存システムを活かしたまま連携できるため、導入の負担も抑えられます。探す手間をかけずに必要なデータへたどり着ける環境を整えることが、データにもとづく意思決定を支える土台になります。

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Copilot連携を進めるときの注意点

Copilotは連携範囲を広げるほど活用の幅が広がりますが、その前に押さえておくべき留意点もあります。安全かつ確実に進めるための観点を整理します。

連携するデータの整理とアクセス権を設計する

Copilotの回答精度は、参照するデータの質に大きく左右されます。古い情報や重複した資料が残ったままだと、誤った内容をもとに回答してしまうおそれがあるため、事前にデータを整理しておく必要があります。あわせて重要になるのが、誰がどの情報にアクセスできるかという権限の設計です。ここが適切でないと、本来見えてはいけない機密情報が意図せず回答に含まれてしまうリスクがあります。いきなり全社へ広げるのではなく、まずは小さな範囲で試して回答の精度や挙動を確かめ、問題がないと判断できてから連携先を広げていくと安全です。

セキュリティと運用体制を確保する

社内外のデータを連携して扱う以上、通信経路やデータ保管におけるセキュリティ、そして各種コンプライアンスへの対応は欠かせません。とくに外部システムとの連携基盤を構築・運用するには専門的な知見が求められるため、自社だけで行おうとすると、担当者に大きな負担がかかることもあります。そうした場合は、Microsoft製品やデータ連携に精通した専門ベンダーの支援を活用するのも有効な選択肢です。アクセス権の設計やデータ保護の仕組みを整えたうえで、小さく始めて段階的に連携範囲を広げていく。こうした手順を踏むことで、無理なく安全に運用へ移行できます。

標準アプリから外部システムへ連携を広げデータ活用基盤に育てる

Copilot連携は、WordやExcelといった標準アプリから、SharePointなどの社内データ、さらにSalesforceやSAPといったシステムへと広げていくほど、より効果的なデータ活用につながります。そこで鍵となるのは、データとアクセス権を整理し、セキュリティを確保しながら、小さく試して段階的に広げることです。また、複数のシステムに分散したデータを集約する基盤をあらかじめ整えておくと、Copilotから必要な情報をより引き出しやすくなります。連携先が増えるほど、その効果は大きくなります。自社に合った一歩から連携範囲を広げ、全社的なデータ活用を目指しましょう。