メールアーカイブが無制限のOffice 365を使ってみる

Office 365がOfficeアプリケーションのライセンス、並びの多数のコミュニケーションツールを提供するクラウドサービスであることは広く知られています。しかし、Office 365を契約することで「無制限の メールアーカイブ が使用できるようになる」ことを知る人は少ないでしょう。

本稿では、あまり知られていないけれど利用すると非常に便利な、Office 365の無制限メールアーカイブについて解説します。

そもそもメールアーカイブとは？

昨今ではメールアーカイブを使いこなすビジネスパーソンも珍しくありませんが、そもそもメールアーカイブが何かよく知らないという人はまだ多いかもしれません。アーカイブという言葉には「長期保存を目的とした保存領域」という意味があります。要するに、メールアーカイブは長期的に保存すべきメールを入れておくための保存領域（メールボックス）ということです。一般的には、次のようなメールが保存されます。

• 顧客から届いた発注メール
• 顧客からの問い合わせメール
• 請求や契約に関するやり取りのメール
• 重要ファイルが添付されたメール
• プロジェクト情報に関するメール

Etc…

これらのメールにある共通点は、「今すぐには利用・参照はしないけれど、長期的に保存しておく必要がある」という点です。これらのメールをメインのメールボックスに保存しているとメールの整理が難しくなり、作業効率が下がります。そこで、まとめてメールアーカイブに保存しておくことでメールボックスを邪魔せずに、長期的に重要なメールを保存することができます。

Office 365の無制限メールアーカイブ

Office 365ではコミュニケーションツールの1つとして Exchange Online が提供されています。これは、ビジネスメールを円滑に行うためのツールであり、Outlookのような感覚でメールのやり取りを行うことが可能です。もちろん、パソコンやスマートフォンにインストールしたOutlookアプリケーションと連携することもできます。このExchange Onlineの機能の1つが、無制限メールアーカイブです。正式には「自動拡張アーカイブ」と呼びます。

ユーザーのメールアーカイブが有効になっていると、追加のメールボックス記憶容量が作成されます。さらに自動拡張アーカイブを有効にすることで、Office 365が定期的にメールアーカイブのサイズを確認し、保存領域が制限に近づくとメールアーカイブに対する追加の保存領域を自動的に作成します。ユーザーが追加された保存領域を使いきると、Office 365はユーザーのメールアーカイブの保存領域を皿に追加します。こうした処理が自動的に行われることで、ユーザーは保存領域の追加を要求したり管理したりする必要なく、無制限のメールアーカイブを使用することが可能です。

ただし、Exchange Online並びに無制限メールアーカイブが使用できるプランは限られています。以下のプランでのみ使用可能となっているのでご注意ください。

＜無制限メールアーカイブが使用できるプラン＞

• Office 365 Business Essentials
• Office 365 Business Premium
• Office 365 Enterprise E1
• Office 365 Enterprise E3
• Office 365 Enterprise E5
• Office 365 Education A1（教育機関向け）
• Office 365 Education A3（教育機関向け）
• Office 365 Education A5（教育機関向け）
• Exchange Onlineプラン1
• Exchange Onlineプラン2
• Exchange Online Kisok

Office 365プランの特徴

Exchange Online並びに無制限メールアーカイブが使用できるプランのうち、民間企業向けに提供されているプランの、それぞれの特徴についてご紹介します。

メールアーカイブのメリット

Office 365の無制限メールアーカイブに限らず、現在使用しているメールサービスにおいてまだメールアーカイブを使用したことがないという人に向けて、メールアーカイブのメリットをご紹介します。

①メールセキュリティ

メールアーカイブという長期保存目的の領域にメールを保存したとしても、メインのメールボックスに適用されているセキュリティと同じ保護をかけることができます。継続的なデータバクアップと強力な障害復旧機能により、データを変容させることなく保存及び保護が可能です。

②生産性向上

本番サーバーが膨大な量のメールデータによってパフォーマンスが低下すると、特定のメールの検索はサーバーに大きな負荷がかかります。本番サーバーの負担を軽くすることによって処理速度の問題を解消し、生産性を大幅に向上できます。

③コンプライアンス維持

ほとんどの業種では記録保持が求められています。メールには業務記録が含まれていることが多いため、勝手な削除は許されません。業種によっては保持する必要がある業務記録について厳格な規制が定められているので、メールアーカイブを使用することでコンプライアンス維持を実現できます。

メールアーカイブを使用すると生産性は確かに向上します。ただし、大容量もしくは無制限の保存領域を持つメールアーカイブに限った話です。これらのメリットをビジネスに取り入れるためにも、Office 365の無制限メールアーカイブをぜひご検討ください。