政府が推進するDXにより、注目を集めているクラウドERP。企業に必要な各種データを一元管理することで、業務効率化が可能です。またクラウドはテレワークも可能にしてくれるため、有能な経理社員の離職防止にも効果があります。ここでは、クラウドERPの基礎知識やメリットなどについて紹介します。
そもそもERPとは？
ERPとは「Enterprise Resource Planning」の略で、日本語では「企業資源計画」とわけされています。要するに、企業の大切な資源である人、金、物、情報を最適に配置し、企業全体を統合管理して効率的に経営を行う手法を指す言葉です。
昨今では、製造、営業、経理などの各部門と連携して利用する基幹業務システムをERPと呼ぶことがほとんどです。ERPは、財務会計、販売管理、人事管理、生産管理など、それぞれの部門別に単独で利用している業務システムを連携させることにより一元管理が可能になります。
例えば、部門別のシステムに登録している顧客マスタ（顧客台帳）などは、一元管理することにより情報が結合され、精度の高いものとして有効活用できるでしょう。また、各部門で同じ内容を手入力する作業が軽減されることで、業務効率化と入力ミスの削減につながります。リアルタイムで全体の経営状況を可視化し共有できるのも大きなメリットです。
クラウドERPとは？
EPRのなかでも、現在主流になりつつあるのが「クラウドERP」です。クラウドERPとは、クラウド環境で利用できるシステムです。
今までは自社内で運用管理する「オンプレミス型ERP」が主流でした。しかし、システムを構築するまでにかなりの時間と費用を要し、また維持費もかさむというデメリットがあります。
そのため、イニシャルコストがかからず短期間で導入できるクラウドERPに大きな注目が集まっているのです。クラウドプラットフォームにより、企業はインフラ整備をする必要がなくなり、システムの開発やメンテナンスも不要になりました。また、働き方改革の推進や、コロナ禍における流動的なワークスタイルにも柔軟に対応できるという点も、クラウドERPが主流になりつつある理由として挙げられます。
クラウド環境によってなにが変わるのか
社内で管理するオンプレミス型と異なり、インターネットを利用するクラウド型はセキュリティ面での不安を感じる方もいるようです。
しかし、クラウドERPを提供するベンダーもその点は重々承知していて、常に最新の対策にアップデートし強固なセキュリティを確保しています。また、世界的企業が提供するクラウドプラットフォームなら、全世界に数多くのデータセンターを保有しています。
そして、クラウドERPは世界のどこからでもサービスが利用できます。そのことは、グローバル展開を進める企業にとっても、テレワーク勤務者にとっても安心のネットワーク環境と言えるでしょう。
さらに、クラウド型ERPの導入が進む大きな理由のひとつが、インフラ整備やシステム構築にかかるイニシャルコストやランニングコストが大幅に削減できる点です。オンプレミス型ではなし得なかったコストカットの実現、そして導入の柔軟性が、クラウド環境では手に入ります。
クラウドERPが経理業務にもたらす利点
では、クラウドERPの活用により、従来の経理業務にどのような変化がもたらされるのでしょうか。以下に、クラウドERPを利用するメリットについて紹介します。
迅速な意思決定
各部門独自のシステムで別々に行っていた作業をクラウドERPで一元化することで、一箇所にデータが集約されることになります。これにより、資金繰りや経営計画に必要なデータを集計するにしても、担当者が各部門からデータを受け取り、まとめてグラフなどに加工する必要がありません。
また、クラウドERPなら、各部門のデータがリアルタイムで更新されるため、常に最新のものを入手できます。ダッシュボードやレポート機能により、経営状況を分析しわかりやすく可視化できるため、迅速な意思決定に役立つでしょう。
時間や場所を選ばない
オンプレミス型やパソコンにインストールして使うタイプのシステムは、イントラネット環境のある場所や、インストール済みのパソコンでしか扱えません。
しかし、クラウドERPの場合、インターネットが利用できる場所なら、どこからでもアクセスして作業が可能です。そのため、自宅のパソコンを利用した在宅勤務や出先からのモバイルワークなど、インターネットを利用したテレワーク環境の構築もスムーズでしょう。
このように時間や場所を選ばず、いつでもどこでも経理業務が行えるため、働き方改革の推進などの日々変化するビジネス状況にも柔軟に対応できます。
情報の一元管理
業務システムを部門ごとで別々に管理している場合、それぞれで部門を横断してデータの連携がされていればよいのですが、そうした使い方ができていないケースも少なくありません。もし、各部門で入力ルールや項目が異なる場合、それぞれのデータを結合して利用することは、かなり負担がかかる作業です。
その点、クラウドERPなら、月次決算や年次決算などの集計業務に必要な会計、売上、仕入、在庫といった部門を横断したデータを一元管理できます。つまり、部門ごとに独立したデータベース上で管理するのではなく、ひとつにまとめて運用管理することになり、他部門のデータでも紐付けがスムーズになります。重複するデータの手入力も必要なくなるため、ミスの軽減や業務の効率化にもつながるでしょう。また、いつでも最新のデータを部署や部門間で共有できるため、データの集計や分析などにも有効です。
安全性の向上
オンプレミス型の基幹業務システムを使っている場合、コストがかかっている分、長く使い続ける企業も多いでしょう。しかし、適切なセキュリティ対策が行われないままでは、セキュリティホールをついて簡単に内部に侵入されてしまう危険性があります。
古いシステムになればなるほど脆弱性が不安視されるのはいうまでもありません。プログラムの脆弱性を検出するツールもありますがコストがかかります。
一方、クラウドERPは自社でセキュリティ対策を行う必要がありません。ベンダーが常に監視を怠らず、最新のセキュリティ対策を講じています。また、大手のベンダーなら情報セキュリティに関する規格の認証をいくつも取得しているため、自社管理よりも強固にデータが守られていると考えてよいでしょう。
ただし、オンプレミス型とクラウド型のどちらにも言えることですが、ネットワークを使っている以上、100％完全に安全であるとは断言できないことも理解しておく必要があります。
クラウドERPの選び方
クラウドERPは各社からさまざまなサービスが提供されていますが、選択を誤ると期待した効果が得られないという失敗にもつながります。そこで、以下にクラウドERPを選ぶ際に注目すべきポイントについて紹介します。
カスタマイズは可能か、業種特化型か汎用タイプか、サポート体制、導入実績、料金プランなど、システムを決める際のポイントはさまざまです。例えば、従業員内でITリテラシーにばらつきがある企業では、直感的に使いやすいシステムを選びましょう。また、必要なシステムを組み合わせて使える柔軟性の高さなども選択基準になります。こうした柔軟性があれば、特に忙しい部門や部署で限定的に導入し、様子を見た上で、ほかの部門に拡張できます。
クラウドERPを選ぶ際は、まず導入前に現状の課題を洗い出しておくことが重要です。その中でも特に改善や効率化を目指したいポイントはどの部分か、優先順位をつけておくことをおすすめします。選択に迷った際は、「優先順位の高い課題を解決してくれるのはどのサービスか」という視点で絞り込めば間違いがないでしょう。
クラウドERP「MJS DX Cloud」で経理業務を効率化
クラウドERPの導入目的が、経理業務の負担軽減を図り、業務効率化を目指したいということなら「MJS DX Cloud」がおすすめです。MJS DX Cloudは、Microsoft Azureの機能をパッケージ化し、MJSが提供するさまざまなアプリケーションをクラウド利用可能にしたサービスです。これにより自社内にサーバーを設置し、メンテナンスを行う必要がなくなります。サーバーダウンや買い替えなどで業務が滞ることもありません。
世界のトップシェアを争うMicrosoftが提供するAzureを利用しているため、データセンターのセキュリティは折り紙付きです。90を超えるコンプライアンス認定資格を有し、さまざまな不正アクセス対策をとっています。
既存システムからのデータ取り込みも簡単に行え、複数の担当者で同時に仕訳入力できるのもクラウドならでは。仕入や売上部門と連携することで、財務会計や管理会計の帳票出力もスピーディーに行えます。
年末調整、税制改正などの法制度の変化にも迅速に対応してくれるため、迷うことなく業務が進められます。月次決算間際の超過勤務からも解放されるでしょう。
まとめ
オンプレミス型に比べ、遥かにコストが安いクラウドERP。クラウドを通じて、データを一元管理できるため、業務を効率化するのに最適なツールと言えます。
クラウドERPは、度重なる制度改正などで多大な負荷がかかる経理部門にとって特に有効です。経理業務を効率化し、テレワークを実現する上でも導入を検討してみてはいかがでしょうか。
