業務手続きの電子化を実現するワークフローシステムとは？

ジョブ型雇用やテレワークの導入など、働き方改革が加速する中で、業務手続きを電子化する「ワークフローシステム」が注目されているのをご存じでしょうか。導入により進捗の可視化やペーパーレスが実現でき、さらに業務手続きの根本的な課題解決にも活用可能です。本記事では電子化の概要やメリットについて解説します。

紙で運用される業務手続きの課題

組織内における大抵の業務には、決められた流れがあります。わかりやすく「申請書類」について考えてみましょう。社内には稟議書、報告書、届出書、経費精算書など数多くの社内文書が存在し、条件により関わる人数やステップが異なります。

これらの書類をすべて紙で運用する場合、以下のようなワークフローが一般的です。一つひとつは負荷の少ない作業であるとはいえ、処理すべき書類が増えれば増えるほど、いくつものプロセスが重なってしまい、フロー全体がどんどん煩雑になります。

• 適切なフォーマットを探し、必要箇所に入力、印刷後に捺印して回付
• 数式がある場合はミスがないか電卓で手計算、関連書類に目を通して捺印
• 承認の経過を電話やメールで問い合わせる
• 承認後、データベースに入力
• 書類の保管、紛失や盗難のリスク管理

紙代や印刷代、保管スペース削減のために紙から電子文書に変更すれば、作業は簡略化されるでしょう。しかし、フォーマットの選定や承認者・決裁者探し、承認状況の問い合わせに掛かる手間は残ります。結局のところ、「探す・調べる・選択する・考える・運ぶ」など間接作業そのものを解消させない限り、業務効率化は実現できません。

ワークフローシステムとは？

ワークフローシステムとは、面倒な経費精算や稟議書などの申請プロセスを電子化し、社内手続きを効率化するために開発されたシステムです。システムにワークフローの経路を組み込み、申請から承認、ステータス管理が1カ所で完結します。申請者が必要事項をフォーマット上に入力した後は、あらかじめ設定された承認者や決裁者、管理者に通知が届く仕組みです。

すべてのフローがシステム上で完結できるため、申請から決裁まで書類の手渡しや捺印作業が発生しません。アナログ作業が電子化されることで、申請スピードが格段にアップし、ミスの軽減も期待できます。

ワークフローシステムの主な機能

年々進化を遂げている、ワークフローシステムの主な機能を解説します。

申請フォーマット作成

多数のテンプレートから目的に合った申請書フォーマットを作成する機能です。既存のWordやExcel、PDFデータの流用もできます。

承認ルート設定

申請者や申請書ごとに承認ルートの条件分岐を設定できます。操作は直感的で、マウスを使いパーツを並べ替えて作成可能です。管理者はルートの参照や変更、メンバー追加がいつでも行えます。

ワークフロー通知

申請後のアクションを、メールやポップアップ、チャットなどで通知する機能です。滞っているステータスがあれば、一斉にアラートを飛ばすこともでき、「承認・差戻し・保留・催促・委任・却下」などをリアルタイムで確認可能です。

システム連携機能

自社で運用中の人事システムや勤怠管理システムと連携可能です。入力項目を減らせるので、手入力によるミスや時間を削減できます。

全文検索機能

個人名や案件、申請時期などを絞り込んで検索できます。履歴を追ったり、過去の申請内容を参考に申請書を作成したりする際に便利な機能です。

ワークフローシステムを活用するメリット

ワークフローシステムを導入することで、得られるメリットについて紹介します。

業務可視化

企業では組織編成や人事異動が頻繁に行われます。そんな中、個人がチームや組織、管轄をまたぐ業務全体のつながりを詳細に把握するのは難しいでしょう。

ワークフローシステムを運用すれば、申請から承認、決裁業務に関わる人物や組織の範囲、個別の情報や付随業務が可視化されます。社内の情報格差を是正することで、業務の停滞やミスの軽減につながり、業務の効率化が期待できます。

また、操作ログを確認すれば、作業の重複や活用されていないフローが一目瞭然です。プロセス改善後の数値など、業務に関連するデータを蓄積し、それらをさらなる業務改善に活かせます。

ペーパーレス化の実現

ペーパーレス化は、国が推進している「働き方改革」の中にある具体策の一つです。「e-文書法」や「電子帳簿保存法」などの法改正が進み、紙での保存が義務付けられていた文書が電子文書として作成・保存できるようになりました。

企業において「紙で作成して提出、回覧後に保管」のルールは根強く残っていますが、ワークフローシステムを導入すれば、ペーパーレス化へ一気に振り切れます。持続可能な社会に向けて取り組みを実践しているアピールにもなり、企業価値の向上にもつながるでしょう。

他方で実務面においては、過去の紙文書を探し出すには非常に手間が掛かります。そこで、ワークフローシステムに搭載されている全文検索機能を使えば、必要な資料がすぐに検索できて便利です。また、紙代や印刷代が不要になり、修正データを即時共有できるため無駄がありません。印刷機器のメンテナンス費・送料・文書廃棄費用、そしてこれらに関連する人件費まで削減可能です。

意思決定スピードの改善

通信環境さえ整っていれば、手元にあるスマートフォンやタブレット端末で申請から決裁まで完結します。出張中や在宅勤務中でもわざわざ会社に出向く必要はありません。人事管理システムや受注管理システムなど、他システムと連携させれば入力項目を短縮でき、手入力によるミスを防げます。

承認者が複数いる場合も一度にアクセスできるため、回覧する必要がありません。紙やメールでの書類運用は、意思決定のために何日も時間を費やす必要がありましたが、ワークフローシステムを導入することにより業務スピードが飛躍的にアップします。

内部統制の強化

申請フォームと承認ルートとを一元管理することで、情報漏えいを防止できます。また、電子データはそれぞれに閲覧制限を設けられるため、鍵付きのキャビネットや書類持ち出し履歴、廃棄処分の管理は不要です。結果的にリスクが減るので、内部統制強化につながります。

紙文書では、「いつ、誰が書き換えたのか」という履歴を残すのは難しいでしょう。しかし電子文書であれば、すべてのログが残せるため、書類の改ざんや運用ミスを防げます。定期的にバックアップされるため、紛失や消失の恐れがない点もメリットです。

働き方改革の実現

「働き方改革」とは、今後減少が予測される労働力を確保するため、業務効率化により少ない人員で生産性を向上させたり、長時間労働を廃止して従業員の就業形態の選択肢を増やしたりする取り組みです。企業が抱える経営課題の一つであり、これまでワークライフバランスやテレワークといった取り組みが声高に叫ばれてきました。

子育て中の方や高齢者、障害者の方々が、時間や場所にとらわれない働き方を実現するためには、過去の慣例を変えるしかありません。その土台作りとして、ワークフローシステムの導入が効果的です。業務の非効率にお悩みの企業はもちろん、従業員不足や従業員の健康問題に不安を抱える企業の課題解決に役立ちます。

ワークフローシステムを活用するデメリット

ワークフローシステムは製品です。すべての企業、すべての業務にカスタマイズさせるためには労力が必要であり、デメリットも存在します。

操作の難しさ

多くの人が利用するワークフローシステムは、誰にとっても使いやすいものが理想的です。操作が難しいシステムを選んでしまった場合、かえって業務効率を下げてしまう可能性があります。入力項目やレイアウト設定など、エンジニアしか対応できなければ費用と時間を大幅に消費してしまうでしょう。

ペーパーレス化できない書類も

企業は電子化した文書の原本性が確保されなければ、元になった紙文書や領収書、取引に関わる書類などを廃棄できないでしょう。また、賃貸取引の重要項説明書のように、まだ電子化が公的に許可されていない書類も存在します。

このように、ワークフローシステムを導入しても、すべての書類をペーパーレス化するのは難しく、紙と電子が同時に存在することで逆に煩雑になる恐れもあります。「電子署名」や「タイムスタンプ」などの技術を活用し、企業は文書の保存要件を明確に定めなければなりません。

最近は電子契約システムで契約を交わすパターンも増えつつありますが、契約先にも慣習があり、自社のシステムはいかに安全であったとしても、契約成立が難しいケースも存在します。「e-文書法」を都度確認し、地道に社内規則の整備を進めていきましょう。

外部システムと連携が困難

ワークフローシステムの中には、運用中のシステムとの連携が難しい製品も存在します。導入予定のワークフローシステムが、既存の人事システムや給与システムと連携できるか確認しておきましょう。データ連携は複雑な処理の組み合わせであり、システムごとに連携プログラムを個別開発するのは非効率です。

部門ごとに違うシステムが導入されている例も多く、ワークフローシステム導入時に、データを統合管理すればロスがありません。早い段階で、開発運用コストの削減やセキュリティポリシーの見直しを図りましょう。

まとめ

少子高齢化に伴う課題解決に向け、労働力のみに頼らない生産性向上が求められています。ワークフローシステムを導入することで、社内ルールやセキュリティの見直しも同時に行えます。自社に必要なオプションを取捨選択し、誰でも使える機能が充実している製品の導入を検討してみましょう。